Já faz algum tempo que a chamada "revolução do big data", que instituiu a coleta massiva de dados, vem alterando os processos internos de instituições de ensino. É cada vez mais comum o uso da análise de dados na captação de alunos, bem como em ações de retenção e melhoria global de resultados.
Por lidarem com muitos alunos e diversos processos, instituições de ensino produzem naturalmente um volume alto de dados a nível pedagógico e institucional. E para fazer uso estratégico das incontáveis informações que podem ser acessadas e produzir resultados, é preciso contar com boas ferramentas de análise de dados para instituições de ensino.
São ferramentas, como as 6 que apresentamos abaixo, que possibilitam a organização e compreensão das informações para embasar as decisões da IE. Veja só:
#1. CRM para instituições de ensino
Uma das ferramentas de análise de dados para instituições de ensino é o CRM ― sigla para Customer Relationship Management ou Gestão de relacionamento com o cliente.
No CRM, ficam reunidas informações sobre os diversos contatos estabelecidos entre uma organização, seus clientes e potenciais clientes. Isso quer dizer que, no segmento educacional, essa ferramenta reúne informações de alunos e potenciais alunos em suas interações com a instituição de ensino.
O CRM para instituições de ensino como o da Hubspot que, inclusive, é gratuito, otimiza a coleta de dados como nome e ações de contato como envio de mensagens ou e-mails. E isso possibilita que a sua instituição tenha acesso a métricas relevantes para a análise de dados para aumentar as matrículas e até fidelizar alunos.
#2. ERP
O ERP sigla remete a Enterprise Resource Planning ou Planejamento de recursos empresariais, um ERP é um sistema de gestão integrada, uma ferramenta de análise de dados para instituições de ensino que reúne diferentes dados em uma só plataforma, fornecendo aos gestores uma visão mais completa dos processos em andamento na instituição de ensino.
A ferramenta favorece a análise de dados na captação de alunos porque combina informações sobre os estudantes, sobre as campanhas já desenvolvidas pela IE e seu desempenho, além de outros processos que influenciam no aumento das matrículas.
Assim, em vez de tomar decisões com base em informações isoladas, a IE passa a ter um panorama global para nortear suas ações de atração e captação.
#3. Automação de marketing
Há diferentes ferramentas de automação de marketing que podem ser usadas por instituições de ensino. Uma delas é o Hubspot Marketing, que funciona como um suporte completo para a equipe da IE, tornando mais simples o trabalho de conduzir o potencial aluno ao longo de sua jornada de compra rumo ao fechamento da matrícula.
O Hubspot Marketing permite a criação automática de CTAs (calls to action ou chamadas para ação) e de landing pages que favorecem o engajamento e a conquista de leads qualificados. Além disso, oferece sugestões de SEO em tempo real e a possibilidade de executar testes A/B com facilidade.
Mais do que isso, a plataforma reúne dados sobre todo o funil de vendas da instituição. Por isso, soluções de automação de marketing são interessantes ferramentas de análise de dados para instituições de ensino porque mostram os resultados obtidos por meio de seu uso. A partir disso, a IE pode ainda identificar mudanças que se façam necessárias para melhorar os resultados e aumentar a captação de alunos.
Veja também:
- Tendências de marketing estratégico para instituições educacionais
- Chega de achismo, faça marketing orientado por dados
- Como usar o SEMrush para obter dados estratégicos de SEO?
#4. Automação de vendas
No post Entenda a importância do smarketing para a captação de alunos, contamos como os times de marketing e vendas precisam estar alinhados para aumentar o número de matrículas de uma instituição.
Nesse sentido, é comum que a equipe de vendas busque informações relevantes apresentadas pelo CRM utilizado pela IE. Mas a ideia é permitir que essa equipe se dedique mais ao relacionamento com os potenciais estudantes e menos com tarefas burocráticas como buscar e copiar dados do sistema.
São as ferramentas de automação de vendas, como o Hubspot Sales que minimizam essa necessidade de interferência humana e fazem a geração automática de relatórios. Esses, por sua vez, favorecem a análise de dados para aumentar as matrículas e facilitam o trabalho da equipe de vendas da instituição de ensino.
Com o Hubspot Sales, a equipe passa a conhecer melhor quem são os estudantes interessados na sua IE e quais cursos ou assuntos que cada um deles considera relevante.
Com o lead score ― sistema de pontuação que avalia a situação do lead na jornada de compra ― com base no acompanhamento do workflow e até em comportamento pré-estabelecido, a ferramenta indica quais estudantes estão prontos para receber uma ligação da equipe de vendas.
Tudo isso permite uma mudança de abordagem no processo de vendas, direcionando-o para as necessidades dos alunos em potencial, como sugere o inbound sales para instituições de ensino.
#5. Pipedrives de vendas
O pipedrive é uma ferramenta que foi desenvolvida para auxiliar na gestão de processos de venda que são mais longos, como o do mercado educacional. A ferramenta pode ser descrita como "um CRM que coloca as necessidades dos vendedores em primeiro lugar".
Por vezes, a jornada que o estudante percorre desde o seu primeiro contato com a instituição de ensino até o fechamento da matrícula é longo. E isso não envolve apenas o consumo de materiais produzidos para o blog, para as redes sociais ou para o e-mail marketing.
Como um todo, a jornada do estudante não é linear e, por isso, a troca de mensagens entre o estudante e a IE pode apresentar um fluxo de "idas e vindas" que envolve a equipe de vendas.
Para evitar que a equipe se perca em meio a esse movimento, que ocorre simultaneamente para diversos potenciais alunos, é preciso contar com uma boa ferramenta para o monitoramento do processo de vendas. É isso o que um pipedrive faz.
E, como haveria de ser, essa é uma análise de dados para a captação de alunos porque permite que a equipe acompanhe também seus resultados a cada etapa percorrida. O que, consequentemente, permite identificar ações de maior efetividade com base na resposta dos estudantes, em comparação com pontos que precisam ser trabalhados visando o aumento de matrículas.
#6. Dashboards de redes sociais
Para instituições de ensino, as redes sociais são fontes de informação mais valiosa do que muitas imaginam. Informações como o alcance, inclusive o orgânico, e o número de impressões ou visualizações que uma publicação teve são facilmente encontrados nas redes, mas não são suficientes para embasar a análise de dados para aumentar as matrículas.
Por isso, é preciso saber que há ainda mais dados nos dashboards. Por meio deles, é possível descobrir qual o perfil das pessoas que mais interagem com sua IE, quais os melhores horários para fazer publicações e quais delas (textos, fotos, vídeos) geram mais engajamento.
Para as instituições que fazem posts patrocinados visando atingir um número maior de potenciais alunos, o volume de informação útil obtida a partir dashboards tende a aumentar.
Em todo o caso, o importante é entender que dashboards são boas ferramentas de análise de dados para instituições de ensino porque fornecem um "retrato" da participação da IE em cada rede. E isso contribui para que se avalie as ações e seus resultados em comparação com os objetivos propostos para, a partir daí, promover ajustes que se façam necessários para a melhoria dos resultados.
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