Já faz algum tempo que a chamada "revolução do big data", que instituiu a coleta massiva de dados, vem alterando os processos internos de instituições de ensino. É cada vez mais comum o uso da análise de dados na captação de alunos, bem como em ações de retenção e melhoria global de resultados.
Por lidarem com muitos alunos e diversos processos, instituições de ensino produzem naturalmente um volume alto de dados a nível pedagógico e institucional. E para fazer uso estratégico das incontáveis informações que podem ser acessadas e produzir resultados, é preciso contar com boas ferramentas de análise de dados para instituições de ensino.
São ferramentas, como as 6 que apresentamos abaixo, que possibilitam a organização e compreensão das informações para embasar as decisões da instituições de ensino. Veja só:
Legenda: Profissionais analisando gráficos em um notebook durante reunião, simbolizando o uso de ferramentas de análise de dados na gestão educacional.
#1. CRM para instituições de ensino
Uma das ferramentas de análise de dados para instituições de ensino é o CRM ― sigla para Customer Relationship Management ou Gestão de relacionamento com o cliente.
No CRM, ficam reunidas informações sobre os diversos contatos estabelecidos entre uma organização, seus clientes e potenciais clientes. Isso quer dizer que, no segmento educacional, essa ferramenta reúne informações de alunos e potenciais alunos em suas interações com a instituição de ensino.
O CRM para instituições de ensino como o da HubSpot que, inclusive, é gratuito, otimiza a coleta de dados como nome e ações de contato como envio de mensagens ou e-mails. E isso possibilita que a sua instituição tenha acesso a métricas relevantes para a análise de dados para aumentar as matrículas e até fidelizar alunos.
Além das funcionalidades já mencionadas, o HubSpot lançou o Smart CRM com IA, que unifica dados de clientes, equipes e estruturas tecnológicas em uma única plataforma. Essa inovação permite oferecer experiências mais personalizadas e em grande escala, otimizando o relacionamento com alunos e potenciais estudantes.
#2. ERP
O ERP sigla remete a Enterprise Resource Planning ou Planejamento de recursos empresariais, um ERP é um sistema de gestão integrada, uma ferramenta de análise de dados para instituições de ensino que reúne diferentes dados em uma só plataforma, fornecendo aos gestores uma visão mais completa dos processos em andamento na instituição de ensino.
A ferramenta favorece a análise de dados na captação de alunos porque combina informações sobre os estudantes, sobre as campanhas já desenvolvidas pela Instituição de Ensino e seu desempenho, além de outros processos que influenciam no aumento das matrículas.
Assim, em vez de tomar decisões com base em informações isoladas, a Instituição de Ensino passa a ter um panorama global para nortear suas ações de atração e captação.
Com a crescente demanda por soluções integradas, os ERPs educacionais modernos incorporam funcionalidades específicas para o setor, como gestão acadêmica, financeira e de recursos humanos. Esses sistemas proporcionam uma visão holística da instituição, facilitando a tomada de decisões estratégicas e melhorando a eficiência operacional.
#3. Automação de marketing
Há diferentes ferramentas de automação de marketing que podem ser usadas por instituições de ensino. Uma delas é o Hubspot Marketing, que funciona como um suporte completo para a equipe da Instituição de Ensino, tornando mais simples o trabalho de conduzir o potencial aluno ao longo de sua jornada de compra rumo ao fechamento da matrícula.
O Hubspot Marketing permite a criação automática de CTAs (calls to action ou chamadas para ação) e de landing pages que favorecem o engajamento e a conquista de leads qualificados. Além disso, oferece sugestões de SEO em tempo real e a possibilidade de executar testes A/B com facilidade.
Mais do que isso, a plataforma reúne dados sobre todo o funil de vendas da instituição. Por isso, soluções de automação de marketing são interessantes ferramentas de análise de dados para instituições de ensino porque mostram os resultados obtidos por meio de seu uso. A partir disso, a Instituição de Ensino pode ainda identificar mudanças que se façam necessárias para melhorar os resultados e aumentar a captação de alunos.
A automação de marketing evoluiu para incluir recursos de inteligência artificial, permitindo uma segmentação mais precisa e personalização das comunicações com os leads. Ferramentas como o HubSpot Marketing agora oferecem insights avançados sobre o comportamento dos usuários, otimizando as campanhas e aumentando as taxas de conversão
Veja também:
- Tendências de marketing estratégico para instituições educacionais
- Chega de achismo, faça marketing orientado por dados
- Como usar o SEMrush para obter dados estratégicos de SEO?
#4. Automação de vendas
No post Entenda a importância do smarketing para a captação de alunos, contamos como os times de marketing e vendas precisam estar alinhados para aumentar o número de matrículas de uma instituição.
Nesse sentido, é comum que a equipe de vendas busque informações relevantes apresentadas pelo CRM utilizado pela Instituição de Ensino. Mas a ideia é permitir que essa equipe se dedique mais ao relacionamento com os potenciais estudantes e menos com tarefas burocráticas como buscar e copiar dados do sistema.
São as ferramentas de automação de vendas, como o Hubspot Sales que minimizam essa necessidade de interferência humana e fazem a geração automática de relatórios. Esses, por sua vez, favorecem a análise de dados para aumentar as matrículas e facilitam o trabalho da equipe de vendas da instituição de ensino.
Com o Hubspot Sales, a equipe passa a conhecer melhor quem são os estudantes interessados na sua Instituição de Ensino e quais cursos ou assuntos que cada um deles considera relevante.
Com o lead score ― sistema de pontuação que avalia a situação do lead na jornada de compra ― com base no acompanhamento do workflow e até em comportamento pré-estabelecido, a ferramenta indica quais estudantes estão prontos para receber uma ligação da equipe de vendas.
Tudo isso permite uma mudança de abordagem no processo de vendas, direcionando-o para as necessidades dos alunos em potencial, como sugere o inbound sales para instituições de ensino.
O HubSpot Sales incorporou recentemente funcionalidades de inteligência artificial que auxiliam na priorização de leads e na previsão de fechamento de negócios. Essas ferramentas permitem que as equipes de vendas concentrem seus esforços nos contatos com maior probabilidade de conversão, aumentando a eficiência e as taxas de matrícula.
#5. Pipedrives de vendas
O pipedrive é uma ferramenta que foi desenvolvida para auxiliar na gestão de processos de venda que são mais longos, como o do mercado educacional. A ferramenta pode ser descrita como "um CRM que coloca as necessidades dos vendedores em primeiro lugar".
Por vezes, a jornada que o estudante percorre desde o seu primeiro contato com a instituição de ensino até o fechamento da matrícula é longo. E isso não envolve apenas o consumo de materiais produzidos para o blog, para as redes sociais ou para o e-mail marketing.
Como um todo, a jornada do estudante não é linear e, por isso, a troca de mensagens entre o estudante e a Instituição de Ensino pode apresentar um fluxo de "idas e vindas" que envolve a equipe de vendas.
Para evitar que a equipe se perca em meio a esse movimento, que ocorre simultaneamente para diversos potenciais alunos, é preciso contar com uma boa ferramenta para o monitoramento do processo de vendas. É isso o que um pipedrive faz.
E, como haveria de ser, essa é uma análise de dados para a captação de alunos porque permite que a equipe acompanhe também seus resultados a cada etapa percorrida. O que, consequentemente, permite identificar ações de maior efetividade com base na resposta dos estudantes, em comparação com pontos que precisam ser trabalhados visando o aumento de matrículas.
O Pipedrive lançou recentemente o Pipedrive Pulse, uma ferramenta baseada em inteligência artificial que simplifica a qualificação e o engajamento de leads. Além disso, novas funcionalidades, como o Gerador de E-mails com IA e o Resumo de E-mails com IA, otimizam a comunicação com os potenciais alunos, tornando o processo de vendas mais eficiente.
#6. Dashboards de redes sociais
Para instituições de ensino, as redes sociais são fontes de informação mais valiosa do que muitas imaginam. Informações como o alcance, inclusive o orgânico, e o número de impressões ou visualizações que uma publicação teve são facilmente encontrados nas redes, mas não são suficientes para embasar a análise de dados para aumentar as matrículas.
Por isso, é preciso saber que há ainda mais dados nos dashboards. Por meio deles, é possível descobrir qual o perfil das pessoas que mais interagem com sua Instituição de Ensino, quais os melhores horários para fazer publicações e quais delas (textos, fotos, vídeos) geram mais engajamento.
Para as instituições que fazem posts patrocinados visando atingir um número maior de potenciais alunos, o volume de informação útil obtida a partir dashboards tende a aumentar.
Ferramentas como o Looker Studio oferecem modelos gratuitos de dashboards de mídia social, permitindo que as instituições de ensino monitorem e analisem métricas essenciais, como engajamento, alcance e crescimento de seguidores. Esses insights são fundamentais para ajustar estratégias de marketing e melhorar a captação de alunos.
Em todo o caso, o importante é entender que dashboards são boas ferramentas de análise de dados para instituições de ensino porque fornecem um "retrato" da participação da Instituição de Ensino em cada rede. E isso contribui para que se avalie as ações e seus resultados em comparação com os objetivos propostos para, a partir daí, promover ajustes que se façam necessários para a melhoria dos resultados.
Resumo: Instituições de ensino podem aumentar matrículas com ferramentas como CRM, ERP, automação de marketing e vendas, Pipedrive e dashboards de redes sociais. Esses recursos organizam dados, personalizam a comunicação e ajudam a tomar decisões mais estratégicas.
Quer analisar dados de forma completa e aumentar o número de matrículas da sua instituição de ensino? Fale com a gente!
Quais ferramentas de análise de dados ajudam a aumentar matrículas?
O que são ferramentas de análise de dados para instituições de ensino?
São plataformas que organizam, integram e interpretam os dados coletados ao longo dos processos pedagógicos e administrativos, ajudando as instituições a tomarem decisões mais estratégicas. Exemplos incluem CRMs, ERPs, automações de marketing e vendas, Pipedrive e dashboards de redes sociais.
Como um CRM pode ajudar minha instituição a captar mais alunos?
CRMs, como a HubSpot, armazenam dados de contato, interações e comportamento dos alunos e leads. Com isso, sua equipe consegue personalizar o relacionamento e identificar oportunidades mais quentes para conversão em matrículas, além de automatizar comunicações.
Para que serve um ERP em instituições de ensino?
ERPs reúnem dados acadêmicos, financeiros e administrativos em um só sistema. Isso permite uma visão integrada da instituição, facilitando o planejamento estratégico, a gestão de campanhas e a análise de desempenho, inclusive na captação de alunos.
Qual a diferença entre automação de marketing e de vendas?
A automação de marketing cuida do relacionamento com o lead até ele se tornar qualificado, com CTAs, e-mails e SEO. Já a automação de vendas (como a HubSpot Sales) organiza a abordagem comercial, prioriza contatos com maior chance de conversão e gera relatórios automáticos para orientar decisões.
O que é um Pipedrive e por que ele é útil no mercado educacional?
O Pipedrive organiza o funil de vendas em instituições com jornadas longas e não lineares, como ocorre na educação. Ele permite acompanhar cada etapa da negociação com leads, identificar gargalos no processo e ajustar estratégias com base em dados reais.
Como as redes sociais podem ajudar na análise de dados educacionais?
Dashboards de redes sociais revelam quais conteúdos mais engajam, qual o perfil do público e os melhores horários para postar. Com isso, é possível ajustar campanhas e ações digitais para atrair mais estudantes e gerar leads qualificados.
É possível integrar essas ferramentas com inteligência artificial?
Sim. Soluções coma HubSpot e Pipedrive já incorporam recursos de IA que ajudam a prever o comportamento de leads, sugerir ações de venda e automatizar comunicações, tornando a captação mais eficaz e personalizada.
Qual ferramenta usar para analisar desempenho em campanhas nas redes sociais?
Ferramentas como o Looker Studio permitem montar dashboards personalizados com dados de engajamento, alcance e seguidores, oferecendo uma visão clara da performance digital da sua instituição e auxiliando no ajuste das estratégias.
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