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Por que implantar uma plataforma CRM em escolas?

Dante Fontenelly
Dante Fontenelly

mai 11, 2023

Em virtude das inúmeras mudanças que ocorreram no cenário educacional de hoje, manter a organização dentro de uma instituição de ensino é crucial para que haja controle sobre tudo o que acontece dentro da escola, e é aí que uma boa plataforma CRM entra em cena.

De costume, um sistema CRM é visto como algo muito mais comum para empresas, no entanto, suas ferramentas podem ser grandes aliadas nos processos administrativos, bem como de captação e retenção de alunos.

Neste post, vamos discutir como um CRM pode ser a peça que faltava para sua instituição crescer mais!

O que você vai ver neste post:

Boa leitura!

O que é um CRM e como ele pode ser usado em escolas?

CRM significa Customer Relationship Management ou Gestão de Relacionamento com o Cliente, em português. Trata-se de uma estratégia de negócio que envolve o uso de tecnologia para gerenciar as interações com clientes e potenciais clientes, com o objetivo de melhorar o relacionamento com eles e aumentar a fidelidade, além de, potencialmente, gerar mais vendas.

Embora o CRM seja frequentemente associado a empresas que vendem produtos ou serviços, ele pode ser utilizado em uma variedade de contextos, incluindo em escolas.

Em uma escola, um sistema de CRM pode ser usado para gerenciar o relacionamento com os alunos e suas famílias, potenciais alunos e outros interessados na instituição. Ele pode ajudar a automatizar processos de inscrição, gerenciar comunicações, rastrear interações e histórico de contatos, entre outras coisas.

Por exemplo, um sistema de CRM pode ser usado para:

  • Gerenciar o processo de matrícula de alunos, permitindo que as famílias preencham informações online e envie documentos digitalizados.
  • Manter um registro de todas as comunicações com alunos e suas famílias, incluindo telefonemas, e-mails e reuniões.
  • Personalizar a comunicação com alunos e suas famílias com base em seus interesses e necessidades individuais.
  • Coletar feedback de alunos e suas famílias, permitindo que a escola faça melhorias e ajustes necessários.
  • Acompanhar o progresso dos alunos ao longo do tempo, permitindo que a escola identifique áreas de melhoria e ofereça suporte adicional, se necessário.

Assim, um sistema de CRM pode ser uma ferramenta útil para escolas que desejam melhorar o relacionamento com os alunos e suas famílias, bem como simplificar processos administrativos e obter insights valiosos para melhorias futuras que viabilizem ações de captação de novos alunos, assim como na retenção.

A importância de um CRM para instituições de ensino

O objetivo do CRM é manter um relacionamento mais próximo e personalizado com os clientes, o que pode levar a um aumento na satisfação, fidelização e retenção.

Nesse contexto, um CRM educacional é especialmente útil, pois pode ajudar a instituição a entender melhor as necessidades e expectativas dos alunos, bem como a fornecer uma experiência educacional mais personalizada e satisfatória. Um CRM eficaz permite que a instituição colete dados sobre o aluno, como informações de contato, histórico acadêmico e preferências de comunicação.

Com essas informações, as escolas podem personalizar a comunicação com os alunos, fornecer orientação acadêmica e apoiar o sucesso dos alunos. Por exemplo, uma escola pode usar um CRM para enviar lembretes personalizados de tarefas e provas importantes, sugerir atividades extracurriculares relevantes com base nos interesses do aluno ou fornecer informações sobre oportunidades de estágio e carreira.

Além disso, no caso de instituições de ensino superior, o CRM educacional também pode ser útil na gestão de relacionamento com ex-alunos, mantendo contato com graduados e apoiando sua transição para o mercado de trabalho. Um CRM pode ajudar a instituição a enviar convites personalizados para eventos e networking, compartilhar notícias relevantes sobre a instituição e fornecer informações sobre programas de educação continuada.

Outra vantagem do CRM é que ele permite que a instituição monitore as interações e o engajamento dos alunos, fornecendo informações valiosas para ajustar e melhorar a experiência educacional. Por exemplo, se os alunos não estiverem participando de eventos ou atividades, a escola pode usar essas informações para entender por que isso está acontecendo e tomar medidas para melhorar a experiência do aluno.

Em resumo, um CRM é uma ferramenta valiosa para escolas e instituições de ensino superior, pois pode ajudar a personalizar a experiência educacional do aluno, aumentar a sua satisfação e fidelização, apoiar a transição para o mercado de trabalho e fornecer informações valiosas para uma melhor experiência educacional. Investir em um CRM pode ser uma maneira eficaz de melhorar a qualidade da educação e manter a competitividade no mercado educacional.

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Escolha o CRM certo para sua instituição

Muitas pessoas ainda têm dúvidas sobre como implantar CRM na empresa ou, neste caso, em uma escola. Partindo desse pressuposto, existem alguns fatores que devem ser levados em consideração para fazer a escolha certa.

Escolher o CRM ideal para sua instituição de ensino pode ser um processo complexo, pois existem muitas opções disponíveis no mercado. No entanto, há alguns pontos que você pode considerar para encontrar as soluções que melhor se encaixam com as necessidades da sua instituição de ensino.

Abaixo, vamos discutir alguns dos pontos que devem ser considerados:

Identifique as suas necessidades específicas

Antes de escolher um CRM, é importante avaliar quais as necessidades específicas da sua instituição de ensino. Algumas perguntas que você pode fazer incluem: qual é o tamanho da minha instituição? Quais são os principais processos de negócios que o CRM deve suportar? Quais são as funcionalidades necessárias, como gestão de leads, gestão de alunos, gestão de contatos etc.?

Veja também:

Avalie as funcionalidades do CRM

Após identificar as suas necessidades, você pode avaliar as funcionalidades de cada CRM. Verifique se o sistema oferece funcionalidades essenciais para a sua instituição, como gestão de relacionamento com alunos, gestão de campanhas de marketing, gestão de eventos etc. Além disso, avalie se a solução oferece integração com outras ferramentas importantes, como plataformas de e-learning, sistemas de gestão de conteúdo etc.

Verifique a escalabilidade

É importante escolher um CRM que seja escalável, ou seja, que possa crescer com a sua instituição. Verifique se a solução permite a adição de novos usuários, a expansão das funcionalidades etc.

Considere a facilidade de uso

O CRM escolhido deve ser fácil de usar, tanto para os usuários internos quanto para os alunos e professores. Verifique se a interface é intuitiva e se a solução oferece treinamento e suporte adequados.

Avalie o suporte ao cliente

Verifique se a empresa responsável pelo CRM oferece um bom suporte ao cliente, com canais de comunicação claros e disponibilidade para atender a qualquer momento em caso de problemas.

Verifique o custo-benefício

Finalmente, avalie o custo-benefício de cada solução, verifique se o investimento em um determinado CRM é compatível com o seu orçamento e se a solução oferece um bom retorno sobre o investimento.

Ao levar em conta esses pontos, você pode escolher o CRM ideal para a sua instituição de ensino.

Resumo: A implementação de CRM educacional pode viabilizar que os processos administrativos de escola sejam muito mais eficientes, acarretando ações de relacionamento entre a instituição e os alunos muito mais significativas e eficazes para se captar novos alunos, assim como retê-los.

Agora que você já conhece as vantagens que um CRM pode oferecer para sua rotina administrativa, aproveite e conheça a Hubspot, suas funcionalidades e ferramentas que podem otimizar suas estratégias de marketing.

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