Por que implantar uma plataforma CRM em escolas?

Em virtude das inúmeras mudanças que ocorreram no cenário educacional de hoje, manter a organização dentro de uma instituição de ensino é crucial para que haja controle sobre tudo o que acontece dentro da escola, e é aí que uma boa plataforma CRM entra em cena.

De costume, um sistema CRM é visto como algo muito mais comum para empresas, no entanto, suas ferramentas podem ser grandes aliadas nos processos administrativos, bem como de captação e retenção de alunos.

Neste post, vamos discutir como um CRM pode ser a peça que faltava para sua instituição crescer mais!

O que você vai ver no conteúdo de hoje

• Por que manter a organização na instituição de ensino é crucial e onde o CRM entra.
• O que é CRM (Customer Relationship Management) e o que ele busca melhorar.
• Como um CRM pode ser usado em escolas para relacionamento com alunos, famílias e potenciais alunos.
• Exemplos de usos do CRM: matrícula, comunicações, personalização e feedback.
• A importância do CRM educacional para satisfação, fidelização e retenção.
• Coleta de dados do aluno e uso para personalizar orientação e comunicação.
• Cuidados com governança e papéis no tratamento de dados, incluindo rotinas de atendimento a direitos do titular e revisão de riscos.
• Benefícios para ensino superior: relacionamento com ex-alunos e apoio à transição para o mercado de trabalho.
• Como escolher o CRM: necessidades, funcionalidades, integração, escalabilidade, usabilidade, suporte e custo-benefício.

Boa leitura!

CRM educacional para escolas: o que é, por que importa e como escolher

Manter a organização em instituições de ensino é essencial para ter controle do que acontece na escola, e um CRM pode apoiar esse objetivo. CRM significa Gestão de Relacionamento com o Cliente e usa tecnologia para gerenciar interações com alunos, famílias e potenciais alunos, melhorando comunicação, fidelização e processos. Em escolas, ajuda a automatizar matrícula, registrar histórico de contatos, personalizar mensagens e acompanhar a jornada de relacionamento. Também pode apoiar captação e retenção, além de gerar insights para ajustar a experiência educacional.

1. Automatizar processos de inscrição e matrícula com envio de informações e documentos online.
2. Registrar comunicações e histórico de contatos com alunos e famílias (telefonemas, e-mails e reuniões).
3. Personalizar a comunicação com base em interesses e necessidades individuais.
4. Coletar feedback para orientar melhorias e ajustes na escola.
5. Acompanhar atendimentos, solicitações e próximos passos em um fluxo de acompanhamento no CRM.

O que é um CRM e como ele pode ser usado em escolas?

CRM significa Customer Relationship Management ou Gestão de Relacionamento com o Cliente, em português. Trata-se de uma estratégia de negócio que envolve o uso de tecnologia para gerenciar as interações com clientes e potenciais clientes, com o objetivo de melhorar o relacionamento com eles e aumentar a fidelidade, além de, potencialmente, gerar mais vendas.

Embora o CRM seja frequentemente associado a empresas que vendem produtos ou serviços, ele pode ser utilizado em uma variedade de contextos, incluindo em escolas.

Em uma escola, um sistema de CRM pode ser usado para gerenciar o relacionamento com os alunos e suas famílias, potenciais alunos e outros interessados na instituição. Ele pode ajudar a automatizar processos de inscrição, gerenciar comunicações, rastrear interações e histórico de contatos, entre outras coisas.

Por exemplo, um sistema de CRM pode ser usado para:

• Gerenciar o processo de matrícula de alunos, permitindo que as famílias preencham informações online e envie documentos digitalizados.
• Manter um registro de todas as comunicações com alunos e suas famílias, incluindo telefonemas, e-mails e reuniões.
• Personalizar a comunicação com alunos e suas famílias com base em seus interesses e necessidades individuais.
• Coletar feedback de alunos e suas famílias, permitindo que a escola faça melhorias e ajustes necessários.
• Acompanhar a jornada de relacionamento do aluno e da família, registrando atendimentos, solicitações, histórico de contatos e próximos passos em um fluxo de acompanhamento no CRM.

Assim, um sistema de CRM pode ser uma ferramenta útil para escolas que desejam melhorar o relacionamento com os alunos e suas famílias, bem como simplificar processos administrativos e obter insights valiosos para melhorias futuras que viabilizem ações de captação de novos alunos, assim como na retenção.

A importância de um CRM para instituições de ensino

O objetivo do CRM é manter um relacionamento mais próximo e personalizado com os clientes, o que pode levar a um aumento na satisfação, fidelização e retenção.

Nesse contexto, um CRM educacional é especialmente útil, pois pode ajudar a instituição a entender melhor as necessidades e expectativas dos alunos, bem como a fornecer uma experiência educacional mais personalizada e satisfatória. Um CRM eficaz permite que a instituição colete dados sobre o aluno, como informações de contato, histórico acadêmico e preferências de comunicação.

Como esses dados podem incluir informações de crianças e adolescentes, vale documentar papéis e responsabilidades entre controlador, operador e encarregado, além de rotinas de atendimento a direitos do titular e revisão de riscos. Um bom ponto de partida é o Guia Orientativo para Definições dos Agentes de Tratamento de Dados Pessoais e do Encarregado, que ajuda a organizar governança e operação no dia a dia.

Com essas informações, as escolas podem personalizar a comunicação com os alunos, fornecer orientação acadêmica e apoiar o sucesso dos alunos. Por exemplo, uma escola pode usar um CRM para enviar lembretes personalizados de tarefas e provas importantes, sugerir atividades extracurriculares relevantes com base nos interesses do aluno ou fornecer informações sobre oportunidades de estágio e carreira.

Além disso, no caso de instituições de ensino superior, o CRM educacional também pode ser útil na gestão de relacionamento com ex-alunos, mantendo contato com graduados e apoiando sua transição para o mercado de trabalho. Um CRM pode ajudar a instituição a enviar convites personalizados para eventos e networking, compartilhar notícias relevantes sobre a instituição e fornecer informações sobre programas de educação continuada.

Outra vantagem do CRM é que ele permite que a instituição monitore as interações e o engajamento dos alunos, fornecendo informações valiosas para ajustar e melhorar a experiência educacional. Por exemplo, se os alunos não estiverem participando de eventos ou atividades, a escola pode usar essas informações para entender por que isso está acontecendo e tomar medidas para melhorar a experiência do aluno.

Em resumo, um CRM é uma ferramenta valiosa para escolas e instituições de ensino superior, pois pode ajudar a personalizar a experiência educacional do aluno, aumentar a sua satisfação e fidelização, apoiar a transição para o mercado de trabalho e fornecer informações valiosas para uma melhor experiência educacional. Investir em um CRM pode ser uma maneira eficaz de melhorar a qualidade da educação e manter a competitividade no mercado educacional.

Escolha o CRM certo para sua instituição

Muitas pessoas ainda têm dúvidas sobre como implantar CRM na empresa ou, neste caso, em uma escola. Partindo desse pressuposto, existem alguns fatores que devem ser levados em consideração para fazer a escolha certa.

Escolher o CRM ideal para sua instituição de ensino pode ser um processo complexo, pois existem muitas opções disponíveis no mercado. No entanto, há alguns pontos que você pode considerar para encontrar as soluções que melhor se encaixam com as necessidades da sua instituição de ensino.

Abaixo, vamos discutir alguns dos pontos que devem ser considerados:

Identifique as suas necessidades específicas

Antes de escolher um CRM, é importante avaliar quais as necessidades específicas da sua instituição de ensino. Algumas perguntas que você pode fazer incluem: qual é o tamanho da minha instituição? Quais são os principais processos de negócios que o CRM deve suportar? Quais são as funcionalidades necessárias, como gestão de leads, gestão de alunos, gestão de contatos etc.?

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Avalie as funcionalidades do CRM

Após identificar as suas necessidades, você pode avaliar as funcionalidades de cada CRM. Verifique se o sistema oferece funcionalidades essenciais para a sua instituição, como gestão de relacionamento com alunos, gestão de campanhas de marketing, gestão de eventos etc. Além disso, avalie se a solução oferece integração com outras ferramentas importantes, como plataformas de e-learning, sistemas de gestão de conteúdo etc.

Verifique a escalabilidade

É importante escolher um CRM que seja escalável, ou seja, que possa crescer com a sua instituição. Verifique se a solução permite a adição de novos usuários, a expansão das funcionalidades etc.

Considere a facilidade de uso

O CRM escolhido deve ser fácil de usar, tanto para os usuários internos quanto para os alunos e professores. Verifique se a interface é intuitiva e se a solução oferece treinamento e suporte adequados.

Avalie o suporte ao cliente

Verifique se a empresa responsável pelo CRM oferece um bom suporte ao cliente, com canais de comunicação claros e disponibilidade para atender a qualquer momento em caso de problemas.

Verifique o custo-benefício

Finalmente, avalie o custo-benefício de cada solução, verifique se o investimento em um determinado CRM é compatível com o seu orçamento e se a solução oferece um bom retorno sobre o investimento.

Ao levar em conta esses pontos, você pode escolher o CRM ideal para a sua instituição de ensino.

Resumo: A implementação de CRM educacional pode viabilizar que os processos administrativos de escola sejam muito mais eficientes, acarretando ações de relacionamento entre a instituição e os alunos muito mais significativas e eficazes para se captar novos alunos, assim como retê-los.

Com as vantagens claras, o próximo passo é definir governança de dados, controles de acesso e bases legais previstas na Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) antes de configurar automações e comunicações. A partir disso, plataformas como a HubSpot podem apoiar rotinas de marketing e relacionamento com mais consistência.

Agora que você já conhece as vantagens que um CRM pode oferecer para sua rotina administrativa, aproveite e conheça a Hubspot, suas funcionalidades e ferramentas que podem otimizar suas estratégias de marketing.

Perguntas frequentes sobre CRM educacional em escolas

O que é CRM?

CRM é Customer Relationship Management, ou Gestão de Relacionamento com o Cliente, e envolve o uso de tecnologia para gerenciar interações com clientes e potenciais clientes, com foco em melhorar relacionamento, fidelidade e, potencialmente, gerar mais vendas.

Como um CRM pode ser usado em escolas?

Um CRM pode gerenciar o relacionamento com alunos e famílias, potenciais alunos e outros interessados, ajudando a automatizar matrícula, gerenciar comunicações, rastrear interações e manter histórico de contatos.

Quais processos administrativos um CRM pode simplificar na escola?

Um CRM pode apoiar processos como matrícula com preenchimento online e envio de documentos digitalizados, além de centralizar registros de comunicações, atendimentos, solicitações e próximos passos em fluxos de acompanhamento.

Como o CRM ajuda na captação e retenção de alunos?

O CRM pode viabilizar ações de relacionamento mais consistentes e significativas, com acompanhamento da jornada do aluno e da família e uso de informações para ajustar comunicações e interações, apoiando captação e retenção.

O CRM permite personalizar a comunicação com alunos e famílias?

Sim, o CRM pode personalizar a comunicação com base em interesses e necessidades individuais, ajudando a fornecer uma experiência mais personalizada e satisfatória.

Que tipo de informações um CRM pode reunir sobre o aluno?

Um CRM pode coletar dados como informações de contato, histórico acadêmico e preferências de comunicação, permitindo orientar comunicações e suporte acadêmico.

Por que considerar governança e papéis de tratamento de dados ao usar CRM em escolas?

Como os dados podem incluir informações de crianças e adolescentes, é importante documentar papéis e responsabilidades entre controlador, operador e encarregado, além de estabelecer rotinas de atendimento a direitos do titular e revisão de riscos.

O CRM pode ajudar instituições de ensino superior com ex-alunos?

Sim, um CRM pode apoiar a gestão de relacionamento com ex-alunos, mantendo contato com graduados, enviando convites personalizados para eventos e networking, compartilhando notícias relevantes e informando sobre educação continuada.

Como o CRM ajuda a melhorar a experiência educacional?

O CRM pode monitorar interações e engajamento, oferecendo informações para ajustar e melhorar a experiência, por exemplo, identificando baixa participação em eventos e apoiando medidas para melhorar a vivência do aluno.

O que considerar para escolher o CRM certo para a instituição?

Para escolher, é importante identificar necessidades específicas, avaliar funcionalidades, verificar escalabilidade, considerar facilidade de uso, avaliar suporte ao cliente e analisar o custo-benefício em relação ao orçamento e retorno esperado.