Se você acompanha nosso blog, sabe que já apresentamos o CRM como uma das 5 ferramentas para monitorar o desempenho no marketing educacional. Mas, por que estamos batendo nessa tecla para falar de captação de alunos no ensino superior?
Como veremos mais detalhadamente adiante, o CRM armazena dados que podem ser utilizados como base para as campanhas de marketing da sua instituição. Para que isso realmente dê certo, é preciso saber usar essas informações fazendo com que levem à atração e à captação de leads.
Neste post, contaremos a você como fazer isso. Principalmente compreendendo que o uso mecânico do CRM educacional já não é o bastante. Portanto, se você ainda não sabe como usar a ferramenta de um jeito inovador, vai descobrir com essa leitura. Acompanhe!
Afinal, o que é CRM
CRM é sigla para Customer Relationship Management. Ou, para facilitar, gestão de relacionamento com o cliente. Um CRM educacional é uma ferramenta que reúne informações de alunos e potenciais alunos e suas atividades de contato com a instituição.
De acordo com dados recentes do Instituto Semesp, o início de 2024 apresentou um crescimento médio de 4,7% no número de ingressantes em cursos presenciais e de 5,1% em cursos a distância nas Instituições de Ensino Superior privadas. Esse cenário positivo ressalta a importância de estratégias eficazes de captação, nas quais o uso de um CRM educacional pode ser decisivo para potencializar os resultados.
A ferramenta coleta dados como nome, telefone, visitas ao site da instituição, mensagens ou e-mails enviados e etc. Em outras palavras, informações relevantes que podem ser utilizadas para ações de atração e conversão, além de um histórico de relacionamento com esses alunos, antes de sua matrícula.
O uso dessa tecnologia, como o CRM do Hubspot permite, portanto, que a instituição tenha acesso a indicadores relacionados à captura de leads, a leads qualificados e leads não qualificados, sua taxa de conversão e outros. Mais do que isso, torna essa mensuração mais acertada.
Nem é preciso dizer que o CRM educacional é uma forma de otimizar a coleta manual de dados relevantes. E, somente por essa característica, já foi o bastante para classificar a ferramenta como uma inovação capaz de melhor direcionar as ações e campanhas de marketing de captação de alunos no ensino superior.
Porém, a parte do relacionamento com o cliente, inerente ao CRM, demanda mais. Sobretudo em um cenário em que a competitividade é forte e o nível de exigência dos clientes é alto.
Legenda: Representação visual de um sistema de CRM integrando dados de alunos para estratégias de captação no setor educacional.
CRM e Inbound sales
Ainda no início do post, chamamos a atenção para o fato de que o uso mecânico do CRM já não é o bastante para captar alunos. Isso porque colher dados, mas não usá-los estrategicamente não produz os resultados esperados, sobretudo com tantas Instituição de Ensino na mesma missão de atrair novos estudantes.
Para lidar com essa questão, surge a ideia do inbound sales para instituições de ensino, um modelo de vendas que substitui justamente esse uso mecânico do CRM. Ou favorece uma abordagem mais estratégica para aproveitamento do CRM educacional, com o objetivo de fazer com que a coleta de dados seja usada de forma mais eficiente para aumentar as matrículas.
A incorporação da Inteligência Artificial (IA) nos CRMs educacionais tem revolucionado a maneira como as instituições interagem com potenciais alunos. Ferramentas de IA permitem análises preditivas, personalização de comunicação e automação de processos, tornando a jornada do aluno mais eficiente e alinhada às suas necessidades individuais. Essa tendência é destacada por especialistas como uma das principais inovações no ensino superior.
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Um pouco sobre inbound sales para instituições
Como você já sabe, o processo de atração e captação de alunos mudou ao longo dos anos. Antes, o marketing de abordagens ativas era amplamente usado para divulgar uma instituição e conquistar a atenção de potenciais alunos. Hoje, porém, o impacto das tecnologias na sociedade demandam que essa abordagem seja diferente.
A personalização da jornada do aluno tornou-se um diferencial competitivo para as instituições de ensino. Utilizando dados coletados pelo CRM, é possível adaptar a comunicação e as ofertas de cursos às preferências e comportamentos de cada lead, aumentando significativamente as taxas de conversão. Essa abordagem centrada no aluno é fundamental para atender às expectativas da geração atual de estudantes.
Na Educação, como nas mais variadas áreas, é comum que seja o consumidor (no caso, o estudante) a buscar informações sobre a instituição, o curso e outros fatores relevantes para a sua escolha. Diferente de antes, quando essa informação chegava ao público por meio de anúncios, por exemplo.
Além das competências técnicas, as habilidades socioemocionais têm ganhado destaque na formação acadêmica. Instituições que demonstram compromisso com o desenvolvimento integral dos alunos, incluindo aspectos como empatia, resiliência e trabalho em equipe, tendem a se destacar no processo de captação. CRMs educacionais podem auxiliar na identificação e promoção dessas iniciativas, alinhando a comunicação institucional às expectativas dos candidatos.
E não é que as estratégias ativas do outbound marketing não sejam válidas (pelo contrário!), mas é preciso saber corresponder à nova dinâmica e permitir também que os alunos interessados venham à instituição.
Para tanto, sua Instituição de Ensino precisa se apoiar em estratégias de inbound marketing para instigar esses estudantes, atraí-los e, então, convertê-los. O que significa trocar ações de marketing genéricas ou amplas, por ações mais individualizadas, mais personalizadas e que promovam aproximação para uma experiência mais exclusiva.
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A relação com o CRM
Para conseguir desenvolver essas ações que são características do inbound sales para instituições de ensino, sua Instituição de Ensino precisa saber com quem está se relacionando.
E certamente, para isso não basta definir um público genérico baseado em ideias como "jovens estudantes, recém-formados do ensino médio". É preciso saber mais para desenvolver estratégias assertivas o bastante para conseguir a atenção dos potenciais alunos da Instituição de Ensino.
Afinal, os estudantes que saem em busca de instituições para cursar o ensino superior têm à sua disposição uma variedade crescente de opções. E o que eles querem é encontrar no relacionamento outras razões, para além do renome da instituição ou do valor das mensalidades, para fazer sua escolha.
A construção desse relacionamento, feita de forma diferenciada, coerente e consistente, é o que aumenta as chances da instituição em prolongar qualquer contato e transformá-los em matrículas.
E é aí que entram os dados que uma ferramenta como o CRM da Hubspot disponibiliza. A ideia não é usá-los apenas para mensurar resultados. Mais do que isso, é analisá-los de forma que sirvam como base para que a instituição saiba o que fazer, visando melhorar sua atração e poder de envolver e conquistar alunos.
Como alavancar a captação com o CRM
Um CRM educacional aliado ao inbound sales para instituições de ensino permite que a Instituição de Ensino saiba quais são as dúvidas e interesses de cada aluno. Ou seja, saiba porque eles procuraram a instituição. E possibilita saber também em qual momento da jornada de compra cada estudante está.
Com essas informações, oriundas do já mencionado histórico de relacionamento, a instituição reúne condições para personalizar a abordagem e aproveitar melhor cada contato.
A ideia é entender qual estudante está preparado para receber uma oferta de curso. Mas, ao invés de enviar a ele uma mensagem genérica convidando a conhecer todos os cursos, a Instituição de Ensino consegue focar nas áreas de interesse já manifestadas por esse estudante (seja por suas buscas no site ou no blog, conversas por e-mail ou telefone, por exemplo).
Essa estratégia favorece a captação de alunos no ensino superior porque surpreende o estudante com uma proposta que atende bem aos seus interesses. E, mais do que isso, no momento em que ele realmente deseja receber essa proposta.
Após a divulgação dos resultados do SISU, muitas instituições privadas têm adotado estratégias específicas para captar alunos que não conseguiram vagas em universidades públicas. Campanhas direcionadas, ofertas especiais e processos seletivos simplificados são algumas das ações implementadas, com o suporte de CRMs educacionais para segmentar e alcançar esse público de forma eficaz.
Resumo: Um CRM educacional como o HubSpot é essencial para armazenar dados de leads e personalizar o relacionamento com estudantes em potencial. Ao integrá-lo com estratégias de inbound sales, a instituição consegue identificar interesses específicos, adaptar a comunicação e oferecer propostas no momento certo, aumentando as taxas de conversão. O uso da IA nos CRMs permite automações, previsões e segmentações mais eficazes, favorecendo campanhas pós-SISU, retenção e atração de alunos com alto potencial de matrícula.
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Como usar o CRM para captar alunos no ensino superior
O que é um CRM educacional e para que serve?
O CRM educacional é uma ferramenta que organiza e centraliza dados de alunos e potenciais alunos. Ele permite acompanhar o histórico de interações com a instituição e usar essas informações para personalizar ações de marketing e vendas, aumentando as chances de conversão em matrículas.
Como o CRM ajuda na captação de alunos para o ensino superior?
Com o CRM, é possível identificar o perfil, os interesses e o estágio da jornada de compra de cada estudante. Isso permite enviar mensagens e ofertas mais relevantes, no momento certo, aumentando o engajamento e as taxas de matrícula.
Qual a diferença entre usar CRM de forma mecânica e estratégica?
Usar CRM de forma mecânica significa apenas armazenar dados. Já o uso estratégico envolve analisar esses dados para entender o comportamento dos leads, segmentar o público e personalizar a comunicação — o que eleva a efetividade das campanhas de captação.
O que é inbound sales e como se relaciona com o CRM?
Inbound sales é um modelo de vendas centrado no interesse do aluno. Em vez de abordagens genéricas, a instituição usa os dados do CRM para atrair e nutrir leads com conteúdos personalizados, aumentando a confiança e a conversão ao longo da jornada.
Como o CRM da HubSpot pode melhorar as campanhas pós-SISU?
Com o CRM, é possível segmentar alunos que não conseguiram vaga nas universidades públicas e abordá-los com ofertas direcionadas, como bolsas, descontos ou processos seletivos simplificados. Isso acelera a resposta e melhora o aproveitamento da janela pós-SISU.
De que forma a inteligência artificial está sendo usada nos CRMs educacionais?
A IA permite automatizar comunicações, prever comportamentos e personalizar conteúdos com base no histórico dos leads. Isso torna as ações de marketing mais inteligentes, aumentando a eficiência na captação e na retenção de alunos.
Por que o uso do CRM é essencial no cenário atual da educação superior?
Com o aumento da concorrência e das exigências dos estudantes, é fundamental que as instituições ofereçam experiências personalizadas. O CRM permite entender melhor cada lead e construir relacionamentos mais próximos, favorecendo decisões de matrícula mais rápidas e assertivas.
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