Como Gerenciar Atividades e Otimizar Processos com HubSpot

Em algum momento dentro da sua empresa, você já deve ter se deparado com o desafio de gerenciar atividades para sua equipe. Seja qual for sua ideia de negócio, vamos combinar que criar, organizar e acompanhar tantas atividades não é tarefa fácil e pode demandar muito tempo. 

A grande questão aqui é: como você tem feito isso? Ter um bom software a sua disposição pode agilizar bastante esse processo, além, é claro, de facilitar a organização das suas tarefas. 

A boa notícia é que, para tornar o processo de marketing ágil, hoje, temos acesso a um dos maiores sistemas de CRM: a Hubspot! 

De fato, o software pode ser um grande aliado quando o assunto é gerenciar o seu time.

A plataforma que chegou para ajudar a estruturar as suas atividades possibilita a integração estratégica das suas equipes de marketing, vendas e atendimento em um só lugar.

Caso você ainda não utilize o software dentro da sua empresa, saiba que você pode estar perdendo a chance de otimizar o gerenciamento de atividades e tornar seu trabalho ainda mais produtivo. Quer saber como?

Continue conosco e descubra quais os benefícios da Hubspot e como gerenciar tarefas utilizando a plataforma. 

O que você vai ver no conteúdo de hoje

• O que é a HubSpot e como ela conecta marketing, vendas e atendimento no mesmo ambiente.

• Benefícios do gerenciador de atividades e da centralização de dados de contatos e histórico de relacionamento.

• Como criar tarefas em CRM > Tarefas, definindo responsável, fila, vencimento, lembretes e observações.

• Como criar tarefas a partir de contato, empresa ou negócio, mantendo o follow-up associado ao registro certo.

• Como organizar tarefas por filas, como Ligações, Follow-up e Pós-venda, trabalhando uma fila por vez.

• Como acompanhar tarefas por exibições e filtros, com visões como Vencidas, Futuras e Com vencimento hoje.

• Como usar a ferramenta de projetos para planejar campanhas, distribuir tarefas e acompanhar entregas por status, responsável e vencimento.

Antes de ensinarmos como você pode criar e gerenciar as suas atividades, é importante que você entenda o que é Hubspot. Afinal, para implementar uma nova ferramenta na sua gestão de tarefas, é preciso conhecê-la na prática. A seguir, vamos falar mais sobre o assunto e apresentar as vantagens da plataforma.

Boa leitura!

HubSpot para gerenciar tarefas e atividades

A HubSpot é uma plataforma de clientes baseada em CRM que conecta marketing, vendas e atendimento no mesmo ambiente. Ela ajuda a organizar dados e atividades do time, reduzindo retrabalho e deixando mais claras as próximas ações dentro do Smart CRM da HubSpot. Com informações centralizadas de contatos e histórico de relacionamento, a equipe consegue organizar follow-ups, acompanhar leads e melhorar o atendimento. Entre os benefícios, o gerenciador de atividades facilita criar, organizar e acompanhar tarefas, mantendo prioridades e prazos mais visíveis.

• Acesse CRM > Tarefas para criar uma tarefa e definir responsável, fila, vencimento e lembretes no mesmo painel.

• Crie tarefas também a partir do registro de contato, empresa ou negócio para manter o follow-up associado ao registro certo.

• Organize por filas, como Ligações, Follow-up e Pós-venda, e trabalhe uma fila por vez para reduzir trocas de contexto.

• Acompanhe por exibições como Todas, Concluídas, Com vencimento hoje, Vencidas e Futuras, salvando filtros como exibições.

Hubspot: o que é e quais seus benefícios?

A HubSpot é uma plataforma de clientes baseada em CRM que conecta marketing, vendas e atendimento no mesmo ambiente. Ela ajuda a organizar dados e atividades do time, reduzindo retrabalho e deixando mais claras as próximas ações dentro do Smart CRM da HubSpot.

A HubSpot foi fundada em 2006 por Brian Halligan e Dharmesh Shah e evoluiu para uma plataforma CRM que apoia marketing, vendas e atendimento. Com produtos e integrações que escalam com o negócio, ela ajuda a manter dados e processos conectados.

A HubSpot nasceu da metodologia de inbound marketing, que foca em atrair, engajar e encantar clientes com conteúdo e relacionamento. Na prática, isso se reflete em ferramentas para acompanhar interações, organizar follow-ups e medir resultados com mais consistência ao longo da jornada.

Entre os benefícios da plataforma, está o gerenciador de atividades, por meio do qual a sua empresa tem a possibilidade de organizar tarefas e otimizar diversos processos. Outra grande vantagem da Hubspot é que você tem todas as informações dos seus contatos em uma única plataforma. 

Isso mesmo, dentro do software de CRM, a sua empresa pode centralizar todas as informações necessárias, organizar o atendimento ao usuário, aprimorar a experiência do seu cliente, registrar histórico de relacionamento, acompanhar o seu lead e obter o controle de dados. 

Além disso, por meio de ferramentas de interação, o software ainda contribui diretamente para um melhor relacionamento com o seu cliente.

Com a implantação do HubSpot, marketing, vendas e atendimento podem trabalhar com dados centralizados e processos conectados, reduzindo silos entre equipes. Essa integração facilita alinhamento de prioridades e acompanhamento de atividades dentro da Plataforma de Clientes da HubSpot.

Agora que você entendeu a fundo o que é Hubspot e conhece suas vantagens, vamos para a prática?

Continue a leitura deste post e descubra, a seguir, como começar a criar atividades dentro da plataforma.

Imagem: A HubSpot ajuda a organizar e acompanhar tarefas do time em um só lugar.

Como criar tarefas na Hubspot?

Se você chegou até aqui e está em busca de melhorar o seu gerenciamento de tarefas, a Hubspot pode te ajudar!

Nesse tópico, vamos explicar passo a passo como criar e gerenciar suas tarefas na prática.

Para ganhar velocidade no dia a dia, vale organizar suas tarefas por contexto em filas, como Ligações, Follow-up e Pós-venda, e trabalhar uma fila por vez. Isso reduz trocas de contexto e ajuda a manter foco, usando filas de tarefas.

Vamos lá?

Criando tarefas na HubSpot Sales a partir da área de trabalho 

No HubSpot, o acesso mais direto às tarefas é por CRM > Tarefas. Nessa tela, você cria uma tarefa e define responsável, fila, vencimento e lembretes no mesmo painel.

Ao clicar em Criar tarefa, preencha título, atribuição, fila, data e hora de vencimento, lembretes e observações. Se fizer sentido para a rotina, a tarefa pode ser recorrente, mas alguns recursos dependem de licenças específicas.

Criando tarefas a partir do registro de contato e empresas

Dentro da Hubspot, você ainda pode criar tarefas associando-as diretamente a uma empresa, contato ou negócio. 

Por exemplo, caso você queira adicionar uma tarefa a um contato específico, basta clicar na aba dos seus contatos, que fica na parte superior do seu painel, e selecionar a pessoa desejada.

No registro de um contato, empresa ou negócio, crie um follow-up pela aba de tarefas para manter a atividade associada ao registro certo. Outra opção é registrar uma atividade e marcar a criação de tarefa para garantir o acompanhamento.

É só clicar em criar uma tarefa e uma nova aba surgirá para você incluir os detalhes sobre aquela atividade. Caso você queira adicionar uma tarefa a uma empresa ou negócio, o processo é o mesmo, ok?

Ainda é possível abrir atividades para mais de um contato ou empresa. Você só precisa selecionar as caixas no canto esquerdo, ao lado do nome da empresa ou contato, e marcar todos aqueles aos quais você deseja criar uma tarefa.

Se você precisar acompanhar tarefas fora do computador, o app permite criar, visualizar e concluir tarefas, inclusive tarefas de acompanhamento ao registrar notas, chamadas, reuniões ou e-mails. Esse fluxo fica bem claro em Criar, exibir e concluir tarefas no aplicativo HubSpot.

Hubspot: afinal, como gerenciar as minhas atividades?

Para acompanhar suas tarefas, acesse CRM > Tarefas e use exibições padrão como Todas, Concluídas, Com vencimento hoje, Vencidas e Futuras. Quando você salva filtros como exibições, fica mais simples repetir rotinas por responsável, fila e prazo dentro dos modos de exibição de tarefa.

Com uma visualização mais dinâmica e rápida, esse modelo permite que você mantenha seus processos organizados de forma refinada e possibilita um panorama das tarefas em execução, em que você pode acompanhar o andamento da sua equipe, definir prioridades e identificar possíveis dificuldades.

Dica extra: como utilizar a ferramenta de gestão de projetos do Hubspot?

Outro grande benefício do Hubspot é a sua ferramenta de gestão de projetos, uma das mais completas para as empresas que têm uma alta demanda ou um grande time. 

A ferramenta permite que você faça todos os processos e organize tudo que será feito em um só lugar. Dentro dela, é possível realizar o planejamento de campanhas, distribuição de tarefas, acompanhamento das entregas e muito mais. 

Além de ter a facilidade de organizar toda sua equipe em uma só plataforma, com a ferramenta, você consegue ter o controle de tudo por meio das listas de tarefas estruturadas. 

A ferramenta de projetos da HubSpot organiza campanhas e entregas em listas estruturadas de tarefas. Para abrir, use o menu da conta e selecione Projetos, depois crie do zero ou a partir de modelos e acompanhe por status, responsável e vencimento.

Dentro da plataforma, você consegue visualizar todas as tarefas e, ainda, criar novos, caso necessário, basta clicar na barra no canto esquerdo da tela, onde você terá acesso a todos os projetos da sua empresa. Clicando no menu superior, você ainda pode filtrar e verificar os prazos e responsáveis pelas tarefas.

Depois deste post, criar e gerenciar suas atividades ficará muito mais fácil como a Hubspot, não é? E falando na plataforma, suas funcionalidades não acabam por aqui!

Independentemente dos tipos de negócios da sua empresa, a Hubspot CRM pode trazer grandes benefícios para suas estratégias de Marketing Digital, inclusive no processo de retenção dos seus clientes. Quer saber como? Se você quer empreender na internet, descubra, no nosso último post, Como a Hubspot ajudará sua empresa na retenção de clientes.

Perguntas frequentes sobre HubSpot e gestão de tarefas

O que é a HubSpot?

A HubSpot é uma plataforma de clientes baseada em CRM que conecta marketing, vendas e atendimento no mesmo ambiente.

Quais são os principais benefícios citados para o gerenciamento de atividades?

Os benefícios incluem organizar tarefas e otimizar processos com um gerenciador de atividades, além de centralizar informações de contatos e histórico de relacionamento em uma única plataforma.

Onde encontro o acesso mais direto às tarefas na HubSpot?

O acesso mais direto às tarefas é por CRM > Tarefas.

O que eu defino ao criar uma tarefa em CRM > Tarefas?

Ao criar uma tarefa, você pode definir título, responsável, fila, data e hora de vencimento, lembretes e observações, no mesmo painel.

Posso criar tarefas a partir de um contato, empresa ou negócio?

Sim, é possível criar tarefas associadas diretamente a uma empresa, contato ou negócio para manter o acompanhamento ligado ao registro certo.

Como organizar tarefas para ganhar velocidade no dia a dia?

Uma forma é organizar as tarefas por contexto em filas, como Ligações, Follow-up e Pós-venda, e trabalhar uma fila por vez.

Como acompanhar tarefas e prazos com mais clareza?

Você pode usar exibições padrão como Todas, Concluídas, Com vencimento hoje, Vencidas e Futuras, além de salvar filtros como exibições para repetir rotinas por responsável, fila e prazo.

O que a ferramenta de projetos permite fazer?

A ferramenta de projetos permite organizar processos em um só lugar, incluindo planejamento de campanhas, distribuição de tarefas e acompanhamento das entregas, com listas estruturadas.

Como acessar a ferramenta de projetos na HubSpot?

Para abrir, use o menu da conta e selecione Projetos, depois crie do zero ou a partir de modelos e acompanhe por status, responsável e vencimento.