Quando o assunto é manter a casa cheia, muitos gestores de marketing e vendas acabam fazendo de tudo para tentar conseguir mais verba para uma campanha ou mesmo decidem apostar em um time maior de colaboradores na equipe para o setor de fidelização.No entanto, o segredo para uma maior taxa de retenção de alunos pode estar bem debaixo do seu nariz e ser muito menos complicado do que você imagina, consistindo, basicamente, em um conjunto de técnicas pontuais que podem se provar, realmente, menos custosas do que as opções mencionadas há pouco.
Quer saber quais são essas técnicas e como elas podem ajudar você a ter sucesso nas suas estratégias de retenção de alunos? Continue a leitura conosco para conferir!
Marco zero: entendendo seus processos
Não adianta insistir. Você, provavelmente, já sabe que captação e retenção de alunos andam de mãos dadas e que não adianta gastar rios de dinheiro no primeiro processo sem uma estratégia ajustada para o segundo. Afinal, o que importa, no final das contas, é o LTV (Lifetime Value) do aluno, ou seja, o quanto ele representa, a longo prazo, como um “ativo” da instituição, realizando pagamentos mensais referentes à sua educação.
O que queremos dizer é: se você tem um gargalo no seu processo de fidelização, todo o esforço de captar um aluno acaba sendo em vão. E isso acaba sendo evidenciado pela sua taxa de ROI (Retorno sobre Investimento), que, muito provavelmente, apresentará números decrescentes.
O indicador citado vem da [PNAD Contínua Educação 2019] e se refere a jovens de 14 a 29 anos — não 14 a 39 — que não completaram alguma etapa da educação básica (por abandono ou por nunca terem frequentado). Nesse grupo (cerca de 50 milhões), 20,2% estavam nessa condição. Manter essa precisão evita confundir evasão com exclusão escolar e alinha o texto às definições do IBGE.
Então, o fato é: no começo do semestre, tudo parece mil maravilhas: novos calouros com todo aquele espírito de jovialidade universitária e um clima muito favorável para a satisfação do aluno, no entanto, já é sabido que, segundo dados levantados pela Pesquisa Nacional por Amostra de Domicílios, o PNAD, sobre evasão escolar aponta que de 50 milhões de brasileiros com idade entre 14 a 39 anos, destes, 20,2% deixaram de completar alguma das etapas da educação básica.
Em relação ao cenário pandêmico o valor observado pelo Instituto Datafolha aponta que em 2020, cerca de 4 milhões de estudantes com idades entre 6 e 34 anos abandonaram os estudos.
Para contextualizar o dado do [C6 Bank/Datafolha (2020)] — que capturou o pico da pandemia — vale trazer evidências mais recentes. Em 2023, o informativo da [PNAD Contínua Educação 2023] destaca que as saídas da escola se concentram a partir dos 16 anos e afetam de forma desproporcional pretos e pardos (71,6%); Norte e Nordeste seguem com piores indicadores de atraso escolar. Em 2022, a pesquisa do [UNICEF com o Ipec] também apontou exclusão escolar e impactos na saúde mental, reforçando a necessidade de políticas contínuas de permanência.
Entendido esse cenário, vamos direto ao ponto: como reter mais alunos com algumas técnicas essenciais.
Imagem: Técnicas de Retenção de Alunos: Como Manter o Engajamento Educacional
As técnicas essenciais para a retenção de alunos
1. CRM
Já que estamos falando daquilo que é essencial, vamos começar, justamente, pelo que não pode faltar de jeito nenhum para uma melhor retenção de estudantes: um software de CRM adequado, aliado a uma estratégia ajustada.
Isso é o básico que deve ser feito para iniciar uma relação de perpetuação da vida acadêmica do estudante em sua instituição. Afinal, é dentro do software que ficarão armazenados os dados referentes ao processo de captação do aluno e as atividades que ele realizou para percorrer o seu próprio caminho dentro do funil de marketing e vendas da sua instituição, além das informações de contato, como nome, e-mail e telefone.
Um desses softwares de CRM que tem provado seu nome cada vez mais é o da HubSpot, uma solução completa para marketing e vendas que fornece um centro completo de inteligência e análise de dados, permitindo que você concentre todas as suas operações dentro de uma mesma plataforma.
Evidência de mercado: a [EDUCAUSE] mostra que instituições que investem em CRMs voltados à jornada do estudante e em analytics migram de um suporte reativo para intervenções proativas, elevando satisfação e permanência. O CRM centraliza dados acadêmicos/administrativos, gera alertas de risco e orquestra contatos entre áreas, encurtando o tempo de resposta — um diferencial direto na retenção de alunos.
2. Fluxo de nutrição
E é justamente por meio de software e estratégia de CRM ajustados que você pode dar início à outra técnica indispensável para manter um bom relacionamento com seus clientes, que é o fluxo de nutrição.
Essa estratégia pode ser utilizada desde a fase de captação do cliente por meio de réguas de comunicação confeccionadas apropriadamente para manter o nível de interesse e o engajamento do lead nas alturas.
A partir de uma estratégia de automação eficiente, é possível construir um fluxograma ou desenho do “caminho” que será percorrido pelo contato a partir do momento em que entrar para a base do CRM e entender, então, a sua fonte de origem (seja ela tráfego pago, tráfego orgânico, social media, ebooks, entre muitas outras), bem como gerar uma melhor comunicação por meio de e-mail marketing, mensagens de WhatsApp e SMS.
Para sustentar engajamento ao longo do ciclo, um [fluxo de nutrição por e-mail] com onboarding, check-ins de meio de semestre e mensagens transacionais claras ajuda a reduzir atritos comuns (financeiro, acadêmico e burocrático). Segmentar por estágio, testar assunto/cópia e priorizar conteúdo útil (não só promocional) tende a elevar abertura e resposta — comportamentos associados a maior permanência.
Você pode, dessa forma, apostar, paralelamente, na produção de conteúdos escritos especificamente para conversar com as dores do seu aluno e enviá-los periodicamente a ele por meio da automação.
Portanto, trata-se de uma estratégia “coringa” e que pode se manter de forma perene, desde a captação à retenção. Lembre-se de que o importante é mostrar-se interessado em ajudar o lead ou aluno de forma que ele se sinta amparado pela instituição.
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3. Inteligência artificial
Mais necessária do que nunca, a IA vem provando que a otimização de processos e obtenção de poderosos insights são cada vez mais constantes por meio da sua utilização.
E dentro desse mundo robótico, existem algumas ferramentas que são destaques de eficiência como parte de uma estratégia de retenção. São elas:
Diagnósticos preditivos de retenção
A evasão de alunos pode ocorrer por fatores distintos, variando de caso para caso. No entanto, hoje, já é possível mapear o peso que esses diferentes fatores pode ter na decisão do estudante de deixar a instituição
Por meio de técnicas de Machine Learning (ou Aprendizado de Máquina, no português), é possível criar sistemas em que a inteligência artificial aprende, com seus próprios dados, a identificar padrões e, com isso, compreender melhor o comportamento do estudante e monitorar a manifestação de sinais relacionados ao churn (evasão), bem como gerar um diagnóstico preditivo que auxiliará gestores de instituições de ensino a tomar melhores decisões relacionadas à retenção de alunos.
Há suporte empírico para esse caminho: estudos recentes mostram ganhos de acurácia ao prever risco de evasão com modelos de aprendizado de máquina, combinando histórico acadêmico, engajamento e dados administrativos. Esses modelos permitem acionar intervenções antes do abandono, fortalecendo políticas de permanência e apoio personalizado. Veja uma síntese atualizada de pesquisas e aplicações em [inteligência artificial para retenção de alunos].
Chatbots
O uso de chatbots para atendimento é outra grande ferramenta proporcionada pela Inteligência Artificial, e o Machine Learning também está presente, de forma que os robozinhos podem aprender com os próprios resultados da conversação.
Os bots são programados dentro de softwares de AI de forma que podem responder as mais diversas dúvidas dos estudantes com base em uma programação específica, montada por meio da análise das audiências do robô, bem como pela compreensão das particularidades do contexto do próprio estudante.
Levantamentos com instituições mostram que chatbots ampliam o suporte 24/7 e reduzem tempo de espera em dúvidas acadêmicas e administrativas, fatores ligados à satisfação e à permanência. A [EDUCAUSE] recomenda, contudo, atenção a privacidade e segurança desde o desenho da solução — pré-requisito para escalar o atendimento com confiança.
Bom, entendido isso, já dá pra dizer que você conhece quais são as técnicas que não podem faltar na sua estratégia de retenção de alunos, e é certo que, aplicando-as corretamente, as chances de uma diminuição na taxa de evasão da sua instituição de ensino serão muito maiores!
Resumo: A retenção de alunos é tão importante quanto a captação, pois garante maior LTV e sustentabilidade financeira para as instituições de ensino. Técnicas essenciais incluem o uso de um CRM integrado, que centraliza dados, organiza a jornada do estudante e permite intervenções rápidas, além da criação de fluxos de nutrição automatizados que mantêm engajamento com e-mails, mensagens e conteúdos personalizados ao longo do ciclo acadêmico. A inteligência artificial também é aliada, oferecendo diagnósticos preditivos de evasão, chatbots para suporte 24/7 e insights que antecipam riscos. Ao aplicar essas estratégias, a instituição reduz evasão, melhora a experiência estudantil e fortalece a fidelização. O resultado é maior previsibilidade de receita, ROI positivo e um relacionamento mais sólido com os alunos.
E para complementar o texto, deixamos, aqui, uma outra sugestão de leitura que faz sentido dentro do contexto do que há de mais novo e essencial no mundo do marketing educacional.
Por conta disso, que tal conferir as 4 novas tendências de estratégias de Marketing Educacional?
Técnicas de Retenção de Alunos: Estratégias para Reduzir a Evasão
Por que a retenção de alunos é tão importante quanto a captação?
Captação e retenção caminham juntas. Sem uma estratégia sólida de fidelização, todo esforço e investimento em atrair novos alunos perde valor. A retenção garante maior LTV (Lifetime Value), previsibilidade de receita e ROI positivo para a instituição de ensino.
Qual é o papel do CRM na retenção de alunos?
Um CRM centraliza dados acadêmicos e administrativos, organiza a jornada do estudante e gera alertas de risco. Isso permite que a instituição atue de forma proativa, encurtando o tempo de resposta e fortalecendo a relação com os alunos. Ferramentas como o HubSpot CRM são usadas para melhorar a gestão, comunicação e permanência.
Como fluxos de nutrição ajudam a manter o engajamento?
Os fluxos de nutrição permitem comunicação contínua e segmentada com alunos. Por meio de e-mails, mensagens e conteúdos personalizados, a instituição mantém o estudante engajado desde a captação até a conclusão do curso. Essa estratégia reduz atritos, fortalece a confiança e aumenta a probabilidade de permanência.
De que forma a inteligência artificial contribui para a retenção?
A IA permite diagnósticos preditivos de evasão com base em dados acadêmicos e comportamentais. Além disso, chatbots oferecem suporte 24/7, tiram dúvidas de forma ágil e reduzem o tempo de espera em atendimentos, melhorando a satisfação e a experiência do aluno.
Quais são os principais benefícios de aplicar essas técnicas?
Ao integrar CRM, fluxos de nutrição e inteligência artificial, a instituição reduz evasão, fortalece o relacionamento com alunos e garante maior previsibilidade de matrículas. Isso se traduz em sustentabilidade financeira, fidelização e crescimento consistente no longo prazo.
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