Dicas Essenciais para Criar Newsletters Eficazes e Engajadoras

Para toda equipe de marketing, a retenção do cliente é sempre um objetivo a ser alcançado. Mas, até chegar a esse resultado, é preciso utilizar algumas estratégias e ferramentas que permitam melhorar a gestão de relacionamento.

Mas em uma instituição de ensino, por que manter uma relação contínua com os leads? Para responder isso, primeiro é preciso compreender que, como qualquer empresa, uma escola precisa fidelizar clientes e mantê-los sempre perto.

No caso de colégios, o principal agente decisivo são justamente os pais.

Tendo isso em mente, agora você pode começar a desvendar para que serve uma newsletter e qual a sua função na hora de se comunicar com o lead! Continue essa leitura e torne-se um expert em CRM para sua instituição!

Newsletter para escolas na prática

A newsletter é um boletim informativo enviado por e-mail para contatos que demonstraram interesse em receber as comunicações da instituição de ensino. Ela reúne conteúdos como notícias, avisos, artigos, eventos e materiais educativos, mantendo a escola presente na rotina de pais, responsáveis e alunos. Como parte do CRM, a newsletter ajuda a nutrir leads, fortalecer o relacionamento ao longo da jornada e apoiar o pós-venda, reduzindo a evasão e aumentando a retenção. Quando bem planejada, segmentada e em conformidade com a LGPD, torna-se um canal direto, útil e relevante para o público.

• • Fortalecer o relacionamento com pais, responsáveis e alunos ao longo da jornada.

  • Nutrir leads com conteúdos úteis sobre a escola e seu modelo de ensino.

  • Manter a instituição presente no imaginário das famílias em momentos-chave.

  • Apoiar a redução da evasão e o aumento da taxa de retenção.

  • Reforçar o marketing boca a boca a partir de uma comunicação de qualidade.

O que você vai ver no conteúdo de hoje

• O que é CRM e por que ele é essencial para a fidelização de alunos.

• O que é uma newsletter e como ela funciona em instituições de ensino.

• Boas práticas de LGPD ao coletar e tratar e-mails de pais, responsáveis e alunos.

• Como a newsletter melhora a comunicação e a nutrição de leads na escola.

• As 5 principais dicas para planejar, produzir e enviar uma newsletter.

• Cuidados técnicos com remetente, layout, legibilidade e experiência no celular.

• Como usar automação, segmentação e métricas para otimizar resultados.

• O papel da newsletter no pós-venda, na retenção e na redução da evasão escolar.

Boa leitura!

Como trabalhar melhor o CRM?

No marketing como um todo, uma das siglas mais importantes é CRM, de Customer Relationship Management que, em tradução livre, significa Gestão de Relacionamento com o Cliente.

Essa sigla representa a junção de ações e práticas estratégicas que visam potencializar e criar  um melhor relacionamento e comunicação com o cliente.

O ponto principal que faz desse item algo tão relevante é simples: clientes satisfeitos são clientes fidelizados, no entanto, para existir esse contentamento é preciso trabalhar o relacionamento antes mesmo de existir a venda. 

Na jornada do usuário, ele precisa sentir a presença da empresa para lembrar-se dela em momentos chave, e é com ações focais de relacionamento que isso é trabalhado no inconsciente do usuário.

Para isso, é preciso realizar alguns feitos como: 

• Criação de conteúdos específicos para esse público;
• Envio de e-mails do fluxo de nutrição;
• Aplicação de pesquisas para entender o nível de satisfação dos clientes;
• entre outros.

Com base nessas estratégias, existe também a newsletter, ferramenta que pode ser fundamental para estreitar os laços dessa relação. Entenda!

Imagem: A newsletter é um canal direto para fortalecer o relacionamento da instituição de ensino com pais, responsáveis e alunos.

O que é e para que serve uma newsletter?

Conhecida como boletim informativo, a newsletter é uma espécie de e-mail com conteúdos que é enviado para aqueles contatos que demonstraram interesse em receber a comunicação da empresa.

Seu disparo é feito de maneira recorrente, de acordo com a periodicidade definida pela empresa, e é entregue para a lista de interessados que sinalizaram com a disponibilização do e-mail para contato o seu desejo de receber as atualizações.

Neste tipo de e-mail marketing, é possível encaminhar uma diversidade de conteúdos, desde notícias, novidades, artigos e atualizações de blog ou site.

A newsletter é uma das formas mais interessantes para se trabalhar a nutrição de leads justamente por possibilitar a realização de ações que enriquecem o contato, ao mesmo tempo que mantém a empresa presente na rotina e no imaginário desse possível cliente.

Além de pensar em conteúdo e frequência, é fundamental garantir que a sua newsletter esteja em conformidade com a LGPD. O endereço de e-mail é um dado pessoal e, portanto, precisa ter uma base legal clara para ser tratado.

Em muitos casos, o caminho mais simples é o consentimento: o responsável pelo aluno ou o próprio estudante autoriza, de forma livre e informada, o recebimento de comunicações como boletins informativos, convites para eventos e novidades da instituição.

Por isso, seus formulários de inscrição, landing pages e pop-ups devem deixar explícito o tipo de conteúdo que será enviado, com uma opção de aceite (opt-in) bem visível e registrada no sistema.

Evite incluir contatos em listas de e-mail sem que tenham assinalado essa opção e mantenha sempre um link de descadastramento simples e funcional em todas as mensagens, conforme boas práticas de e-mail marketing e de proteção de dados.

Nas instituições de ensino, esse cuidado é ainda mais importante, porque muitas comunicações envolvem dados de crianças e adolescentes.

Ter políticas de privacidade claras, atualizadas e facilmente acessíveis, além de registrar os consentimentos obtidos, aumenta a segurança jurídica e reforça a confiança de pais, responsáveis e alunos na sua instituição. 

Como utilizar essa estratégia para melhorar a comunicação com os leads?

E afinal, como esse e-mail marketing pode possibilitar uma melhora na comunicação com os leads? Se essa é sua dúvida, confira a resposta!

Ter uma lista de contatos para o envio da Newsletter é uma forma de saber quais são os leads que estão mais dispostos a construírem uma relação mais próxima com a empresa justamente por já ter demonstrado seu interesse.

Com os leads, essa é uma forte ferramenta para possibilitar abrir um canal direto e eficiente onde a equipe pode divulgar conteúdos relevantes, mas também manter todos os interessados a par do que está sendo desenvolvido dentro da instituição.

Por exemplo: uma escola que possui turmas de ensino médio pode utilizar a Newsletter para enviar um e-book com 10 dicas para diminuir a tensão dos filhos no período pré-vestibular. Ou, compartilhar um novo post do blog da própria instituição sobre as metodologias ativas utilizadas para preparar os seus alunos para os mais diversos níveis de avaliações.

Em resumo, o objetivo principal é nutrir e ser útil a esses leads que desejam saber mais sobre os conteúdos.

As 5 dicas imperdíveis de como fazer newsletter

Se você já compreendeu o conceito, importância e papel de uma newsletter na hora de melhorar sua gestão de relacionamento com os leads, é chegado o momento de entender os 5 primeiros passos essenciais para planejar, produzir e entregar o seu conteúdo.

Para saber como se faz uma newsletter, confira abaixo a nossa lista de dicas essenciais!

1. Defina o objetivo da sua news

Antes de criar qualquer tipo de conteúdo, é preciso compreender o objetivo para a criação deste material.

É hora de questionar algumas perguntas básicas, mas que serão de grande valia para melhor direcionar a criação e o desenvolvimento da newsletter da sua empresa.

Para começar, faça as seguintes perguntas:

• Por que criar essa news?
• Qual o perfil do público desse material?
• Qual a meta a ser alcançada com esse conteúdo?
• E a periodicidade?
• Qual a linguagem recomendada?

A partir dessas 5 perguntas simples, é possível dar início ao planejamento de acordo com as respostas obtidas.

Na hora de passar a demanda para a equipe, é importante realizar uma reunião de kick-off para definição dos profissionais envolvidos, suas funções, prazos e  outros elementos discutidos.

Lembre-se que este é um esforço conjunto e necessidade de diversas habilidades, desde um bom copy até a parte de gestão das ferramentas de CRM.

É essencial ter em mente que o material final deve sempre suprir uma dor ou mostrar-se útil para que seja considerado um conteúdo relevante e interessante, capaz de manter os leads atentos a essas notificações, e assim, você pode converter esses visitantes em leads, e leads em clientes..

2. Entenda o direcionamento a ser utilizado

Após o entendimento e a justificativa da news e a apresentação do kick-off, chega o momento de criar o direcionamento para esse conteúdo, baseando-se sempre nas personas criadas, nos objetivos traçados e na abordagem definida.

Essa é uma etapa de extrema importância porque, se a análise dos leads interessados não for feita de maneira correta, toda a comunicação periga ir por água abaixo por provar-se inadequada ao público e/ou objetivo.

Posto isto, estude bem os elementos discutidos para criar um direcionamento coerente e efetivo para a sua instituição de ensino.

Por exemplo, se em uma Instituição de Ensino, o seu foco são os pais dos alunos do Ensino Fundamental, observe os conteúdos que conversam e serão úteis para este grupo de pais. Se o foco for os responsáveis por alunos do ensino médio, cuide para que o direcionamento esteja de acordo com os padrões e características deste grupo. 

Assim, sua newsletter terá condições de ser um sucesso de público e de taxa de abertura, sendo capaz de atrair a atenção e fazendo com que o seu e-mail possa ser sempre um destaque na caixa de entrada e não somente mais um e-mail que não será aberto.

A relação com o cliente é sempre de conquista.

Veja também:

• O que é newsletter? As 8 melhores práticas para utilizar
• As 6 melhores dicas de como fazer uma régua de comunicação
• Funil de Marketing: como é o comportamento no processo de compra

3. Defina e crie um planejamento de conteúdos

Sem planejamento e organização, nenhuma estratégia alcança seu objetivo. Assim também acontece no momento de colocar em prática a sua newsletter.

Uma organização prévia garante a coerência e longevidade de uma régua de comunicação que envolve este tipo de e-mail.

Sendo assim, primeiro defina os tipos de conteúdos principais a serem enviados e, em seguida, organize seu calendário de envio para que a produção aconteça com espaço temporal suficiente antes da programação dos disparos.

Quanto ao tipo de conteúdo, você pode optar por algum destes de acordo com o que mais se adequa aos seus objetivos:

• compartilhamento de conteúdo do blog institucional;
• reuniões, eventos e webinars da instituição;
• pesquisas e artigos relevantes;
• anúncios importantes e atualizações;
• ebooks e guias;
• entre outros.

Mesclando 2 ou 3 tipos de conteúdos já é possível criar um planejamento variado e interessante para aqueles que vão receber os respectivos e-mails, o que pode gerar uma constante caminhada na jornada de compra.

4. Defina questões técnicas do e-mail

Como todo produto criado, é preciso estar atento a questões técnicas e visuais que podem impactar de maneira significativa na entrega e compreensão da mensagem.

A começar pela questão mais técnica, o e-mail precisa ter um título atraente e, principalmente, fazendo boas práticas de fazer remetente de e-mail que transmitam confiança e não sejam interpretados como spam.

Apesar de bastante usados, procure evitar endereços genéricos e impessoais, como:

• noreply@seudominio.com.br
• naoresponda@seudominio.com.br
• marketing@seudominio.com.br
• newsletter@seudominio.com.br
• no-reply@seudominio.com.br
• contato123@seudominio.com.br

Prefira remetentes que deixem claro quem está falando com o lead e o vínculo com a instituição, como por exemplo: “Carla – Relacionamento da mkt4edu (carla@mkt4edu.com)”. Isso aumenta a confiança, melhora a taxa de abertura e reduz a chance de o e-mail ser marcado como spam.

Todas essas variações podem ser vistas de maneira negativa pelos leitores, causando assim o efeito contrário ao planejado, distanciando a atenção do usuário. Em uma Newsletter, não é uma boa ideia ser impessoal, e isso começa pelo seu endereço de e-mail.

Enquanto isso, na parte visual, a Newsletter precisa conter um layout com alta leiturabilidade e legibilidade, dispondo de  uma boa organização dos elementos utilizados para composição do todo.

Desta forma, fique atento ao peso de cada imagem ou corpo textual, além de ter um cuidado com as cores dispostas na newsletter, as fontes e seus respectivos tamanhos.

É Importante evitar toda poluição visual que tire a atenção do leitor, prejudicando o desempenho do email.

5. Faça da automação uma grande aliada para otimizar sua entrega

No marketing digital, os serviços que possibilitam uma maior entrega com maior praticidade são grandes aliados para colocar em prática de maneira rápida e efetiva tudo que é criado. Não seria diferente com a Newsletter.

Por meio da automação, é possível programar e-mails, realizar disparos automáticos e contemplar todos os contatos da lista de uma vez só, tudo isso otimizando o tempo e a mão de obra da equipe.

Hoje, no mercado, existem diversas possibilidades de softwares e plataformas capazes de realizar esse tipo de serviço, basta encontrar a que melhor atende às suas necessidades.

Com a automação, você não precisa enviar a mesma newsletter para todos os contatos. É possível segmentar as listas por etapa da jornada (lead frio, lead em consideração, responsável por aluno já matriculado), nível de ensino, curso de interesse, campus ou comportamento em campanhas anteriores.

Quanto mais relevante for a mensagem para o contexto daquele contato, maiores tendem a ser as taxas de abertura e de clique.

Outra boa prática é configurar testes A/B de assuntos, pré-cabeçalhos, CTAs, layouts e horários de envio para entender que tipo de abordagem gera mais engajamento com o seu público.

As principais plataformas de automação e CRM, como o HubSpot, já oferecem recursos nativos para comparar versões de e-mail, desde que você tenha um volume mínimo de contatos na base.

Aproveite também os relatórios de automação para acompanhar indicadores-chave, como taxa de abertura, taxa de clique, descadastro e marcações de spam.

Esses dados ajudam a ajustar o volume de envios, limpar a base periodicamente e seguir diretrizes técnicas de grandes provedores, como autenticação SPF, DKIM e DMARC e a exigência de link de descadastramento em um clique para grandes remetentes, presente nas regras mais recentes de envio em massa.

Por fim, teste sempre sua newsletter em dispositivos móveis: boa parte das aberturas de e-mail acontece no celular, e o uso de templates responsivos, fontes legíveis e botões fáceis de tocar impacta diretamente na experiência e nos resultados da campanha.

O pós venda é primordial para o sucesso da empresa!

A gestão de relacionamento é uma questão importante antes da realização da venda, durante o processo e até mesmo depois de converter o lead em cliente.

Desta forma, mesmo após a etapa final é preciso continuar nutrindo esse contato para que a instituição siga relevante e continue mantendo seu status de importância na rotina desses leads.

Com uma news bem produzida e direcionada da maneira correta é possível enviar conteúdos únicos, capazes de manter esse público interessado e ciente da importância de manter seus filhos em uma instituição capacitada para oferecer um ensino de qualidade.

Além disso, este pode ser um canal interessante para a divulgação de questões internas como eventos, reuniões ou apresentações. Seja qual for o objetivo, a newsletter serve bem para alimentar a relação entre os leads. 

Mas, lembre-se sempre: se o seu conteúdo não for interessante, não será capaz de manter um forte laço com os maiores interessados em saber o que o colégio pode oferecer para enriquecer o repertório e as experiências dos filhos. 

Aplique as dicas para melhorar sua gestão de relacionamento com os leads!

Essas dicas de ouro podem te levar cada vez mais longe no uso da ferramenta e de suas possibilidades.

Agora, você já compreende a função principal da newsletter e como utilizá-la para se comunicar com os leads, reduzir a taxa de evasão e aumentar a taxa de retenção, além de fortalecer o marketing boca a boca como consequência de um trabalho de qualidade.

Se você chegou até aqui e ficou interessado no tópico newsletter, tem outro texto que vai te agradar! Confira nosso outro post de blog, o "O que é newsletter? As 8 melhores práticas para utilizar!" e aplique essa estratégia de diferentes maneiras.

Se ainda estiver por aqui, aproveita pra deixar nos comentários suas percepções sobre o assunto, dúvidas existentes ou até mesmo uma crítica sobre esse conteúdo. Deixe sua mensagem abaixo!

Perguntas frequentes sobre newsletter para instituições de ensino

O que é uma newsletter em uma instituição de ensino?

Uma newsletter em uma instituição de ensino é um boletim informativo enviado por e-mail para contatos que autorizaram receber comunicações da escola ou faculdade. Nesse e-mail, a instituição pode compartilhar notícias, novidades, artigos, atualizações do blog, convites para eventos, reuniões e outros conteúdos relevantes. O envio é recorrente, conforme a periodicidade definida, e tem como objetivo manter pais, responsáveis, alunos e leads sempre informados sobre o que está acontecendo, fortalecendo o relacionamento e mantendo a marca presente no dia a dia dessas pessoas.

Por que a newsletter é importante para o CRM e a retenção de alunos?

A newsletter é importante para o CRM porque ajuda a manter um relacionamento contínuo com o lead antes, durante e depois da matrícula. Ao nutrir contatos com conteúdos úteis, a escola se mantém presente na jornada, reforça seu valor e se torna referência quando os pais precisam tomar decisões sobre a educação dos filhos. Esse relacionamento próximo contribui para reduzir a evasão, aumentar a taxa de retenção e fortalecer o marketing boca a boca, já que famílias bem informadas tendem a confiar mais na instituição e recomendá-la para outras pessoas.

Quais cuidados com LGPD ao enviar newsletter para pais, responsáveis e alunos?

Ao enviar newsletter, é essencial respeitar a LGPD, pois o e-mail é um dado pessoal que precisa de base legal clara para ser tratado. Em muitos casos, o caminho mais simples é o consentimento: o responsável ou o próprio aluno autoriza, de forma livre e informada, o recebimento de boletins, convites e novidades da instituição. Os formulários, landing pages e pop-ups devem deixar explícito o tipo de conteúdo enviado e ter uma opção de aceite visível e registrada. É importante evitar incluir contatos sem opt-in, oferecer link de descadastramento simples e manter políticas de privacidade claras, especialmente quando houver dados de crianças e adolescentes.

Que tipos de conteúdo podem ser enviados na newsletter da escola?

A newsletter da escola pode reunir diferentes tipos de conteúdo, desde que sejam relevantes para o público-alvo e alinhados aos objetivos da instituição. Entre as possibilidades estão: compartilhamento de textos do blog institucional, convites para reuniões, eventos e webinars, pesquisas e artigos importantes, anúncios e atualizações, além de ebooks e guias. Também é possível enviar materiais educativos, como dicas para o período pré-vestibular ou conteúdos sobre metodologias ativas. Ao mesclar dois ou três formatos, a escola cria uma régua de comunicação variada, capaz de manter o interesse dos contatos e reforçar a jornada de compra e relacionamento.

Como definir objetivos, público e linguagem da newsletter?

Definir objetivos, público e linguagem é o primeiro passo para criar uma newsletter eficiente. A instituição deve responder perguntas básicas, como: por que criar a news, qual é o perfil do público, qual meta se pretende alcançar, qual será a periodicidade e qual linguagem é mais adequada. A partir dessas respostas, é possível planejar o conteúdo de forma estratégica e alinhada às personas. Em escolas, o foco costuma ser pais e responsáveis de diferentes segmentos, como Ensino Fundamental ou Ensino Médio, exigindo abordagens ajustadas a cada grupo. A linguagem deve ser clara, próxima e útil, sempre mostrando como o conteúdo ajuda essas famílias ou leads.

Como planejar a frequência e o calendário de envios da newsletter?

O planejamento é essencial para garantir consistência e resultados. Antes de disparar qualquer e-mail, a escola precisa definir quais tipos de conteúdos serão enviados e com que frequência. Em seguida, é importante organizar um calendário de envio que permita produzir e revisar os materiais com antecedência. Essa organização ajuda a manter uma régua de comunicação coerente e de longo prazo, evitando períodos de silêncio ou excesso de mensagens. Um calendário bem estruturado também facilita o alinhamento entre times de marketing, comercial e relacionamento, garantindo que temas estratégicos, como eventos relevantes e campanhas específicas, sejam contemplados na newsletter.

Quais são as melhores práticas técnicas de e-mail para newsletters escolares?

Do ponto de vista técnico, é fundamental cuidar tanto do remetente quanto do visual do e-mail. O título precisa ser atraente e o remetente deve transmitir confiança, evitando endereços genéricos como “noreply” ou “newsletter” que soam impessoais e podem ser vistos como spam. Remetentes com nome de pessoa e vínculo com a instituição tendem a gerar mais abertura. No layout, a prioridade é a leiturabilidade: boa organização dos elementos, textos bem distribuídos, atenção ao peso das imagens, cores equilibradas e fontes em tamanhos adequados. Também é importante evitar poluição visual, que desvia a atenção e prejudica o desempenho da campanha.

Como usar automação, segmentação e métricas para melhorar os resultados da newsletter?

A automação permite programar e-mails, realizar disparos automáticos e atingir toda a base de contatos com mais eficiência. Com ela, a escola pode segmentar listas por etapa da jornada, nível de ensino, curso de interesse, campus ou comportamento em campanhas anteriores. Isso torna a mensagem mais relevante para cada contato, aumentando taxas de abertura e cliques. Ferramentas de automação e CRM permitem ainda configurar testes A/B de assuntos, pré-cabeçalhos, CTAs, layouts e horários, além de acompanhar indicadores como abertura, clique, descadastro e marcações de spam. Esses dados orientam ajustes, limpeza de base e adequação às diretrizes técnicas dos grandes provedores.

De que forma a newsletter contribui para o pós-venda e o relacionamento contínuo?

A newsletter é um canal estratégico de pós-venda, pois mantém o contato ativo mesmo após a matrícula. Por meio de conteúdos úteis, convites para eventos, avisos importantes e materiais que reforçam a qualidade do ensino, a escola segue presente na rotina das famílias e dos alunos. Isso ajuda a consolidar a percepção de valor e a relevância da instituição, favorecendo a renovação de matrícula e reduzindo a evasão. Além disso, uma comunicação consistente e bem direcionada fortalece o vínculo com a comunidade escolar e contribui para o marketing boca a boca, já que pais satisfeitos tendem a recomendar a escola.