Como Analisar Dados no Funil de Vendas para Mais Conversões

O funil de vendas organiza a jornada do potencial aluno (ou cliente) em etapas, para que marketing e vendas saibam qual mensagem e qual próximo passo oferecer em cada momento. Quando você mede a prospecção de clientes e as conversões por etapa, fica mais fácil priorizar canais, reduzir desperdícios e acelerar a tomada de decisão com base em dados.

Neste post, você entenderá melhor o que é funil de vendas e como analisar dados da sua organização e de estratégias anteriores para conseguir usar esse método tão eficiente e necessário para o desenvolvimento de uma instituição.

Funil de vendas e análise de dados para captar alunos e clientes

O funil de vendas organiza a jornada do potencial aluno ou cliente em etapas, do primeiro contato até o fechamento. Isso ajuda marketing e vendas a saberem qual mensagem usar e qual próximo passo oferecer em cada momento. Quando você mede a prospecção e as conversões por etapa, fica mais fácil priorizar canais, reduzir desperdícios e tomar decisões com base em dados. Na prática, o funil costuma ter topo, meio e fundo, com metas diferentes em cada fase, e deve ser ajustado com análise contínua de métricas, indicadores e fontes.

• Identifique em que etapa cada lead está e defina a abordagem adequada.

• Padronize eventos e conversões para reduzir ruído e comparar canais.

• Escolha métricas, indicadores e fontes coerentes com seus objetivos.

• Use os dados para decidir onde otimizar atração, qualificação e conversão.

• Monitore periodicamente e registre mudanças para validar melhorias.

O que você vai ver no conteúdo de hoje

• O que é funil de vendas e por que ele acompanha o cliente do primeiro contato ao fechamento.

• Como o funil se divide em topo, meio e fundo, com metas e abordagens diferentes em cada etapa.

• Por que analisar dados é essencial para elaborar um funil eficiente e entender melhor o público.

• Como definir objetivos da análise e filtrar dados realmente úteis para a captação de clientes.

• Quais métricas priorizar no funil, incluindo a padronização de conversões como eventos-chave no Google Analytics 4.

• Como planejar a análise, definir responsáveis, cronograma e considerar orçamento e ferramentas como CRM.

• Como criar hipóteses, perguntas e escolher fontes de dados, incluindo padronização de etapas e atenção à LGPD.

• Quais indicadores usar, como aplicar os dados na tomada de decisão, usar ferramentas de suporte e manter monitoramento contínuo.

Vamos à leitura!

O que é funil de vendas?

O funil de vendas é um processo no qual o negócio acompanha um cliente desde o seu primeiro contato até o momento que a compra do seu produto ou serviço é fechada, auxiliando, consideravelmente, como captar clientes pela internet.

Seu principal objetivo é permitir um maior conhecimento da jornada de compra dos consumidores, identificando gatilhos e oportunidades para fazer com que essa conversão de usuários para possíveis compradores seja realizada de maneira mais eficiente e barata.

Como é dividido o funil de vendas?

O funil de vendas costuma ser dividido em três etapas: topo, meio e fundo. Em cada uma, o público está em um nível diferente de consciência e confiança, por isso, a meta também muda: atrair, engajar/qualificar e converter. A seguir, veja como identificar o perfil e a melhor abordagem em cada etapa.

• Topo de funil: no topo do funil, estão aqueles usuários que estão tendo os primeiros contatos com a instituição, muitas vezes, por meio da leitura de post de blog ou de alguma publicação feita em redes sociais.
• Meio de funil: quando avançam para o meio do funil, esses usuários já têm um certo nível de engajamento com a sua marca e, principalmente, demonstram potencial para se tornar futuros clientes.
• Fundo de funil: aqui, o foco está em transformar esses potenciais clientes em consumidores, de fato. Eles já conhecem e criaram confiança na sua marca, então, é o momento ideal de fazer uma abordagem de vendas mais direta.

Como analisar dados para serem utilizados no funil de vendas?

Tão importante quanto entender o que é o funil de vendas e sua importância é saber elaborá-lo de maneira eficiente, e isso só é possível ao ter como base uma análise de dados eficiente e que o ajude a entender melhor o seu público.

Assim, veja a seguir algumas dicas de como fazer essa análise de resultados corretamente e como implementá-las no seu funil de vendas, visando a sua utilização e à captação de leads e clientes cada vez mais qualificada.

1. Defina os objetivos da análise

O primeiro passo é definir um objetivo para essa análise, o que, no nosso caso, é, justamente, utilizar o funil de vendas. Esse direcionamento é necessário, visto que é possível coletar uma infinidade de informações sobre o cliente, sobre o mercado e sobre a própria empresa.

Ter acesso a informações pode parecer benéfico em um primeiro momento, porém todos esses dados serão efetivamente úteis para captação de clientes, por isso, é necessário filtrar aqueles que fazem realmente sentido para o nosso objetivo.

Quais métricas focar para o funil de vendas?

Bom, a verdade é que existem diversas métricas que podem ser analisadas para a estruturação de um funil de vendas eficiente.

Se você usa analytics no site, vale padronizar as conversões como key events no Google Analytics 4, marcando como “evento-chave” apenas as ações que representam avanço real no funil (ex.: envio de formulário, clique para WhatsApp, agendamento de visita, matrícula). Isso reduz ruído, melhora comparações por canal e deixa o relatório mais acionável.

• Valor e volume de oportunidades (em cada etapa do funil);
• Tempo que o usuário passa em cada estágio;
• Fonte e quantidade de leads;
• Taxa de conversão;
• Entre outras.

2. Faça um planejamento

Após ter o seu objetivo definido, é preciso deixar o planejamento da análise de dados mais completo, logo, é preciso definir um cronograma para realização desse processo e quem serão as pessoas responsáveis por ele.

Por meio do cronograma, ficará mais fácil estruturar análise de dados e garantir que a sua equipe (ou você mesmo) não perderá tempo com coisas desnecessárias para o objetivo definido anteriormente.

Já a definição de quem será responsável pela coleta desses dados ajudará na identificação de uma pessoa competente para realizar essa função e que, provavelmente, já tenha um conhecimento de análise de dados ou, até mesmo, de funil de vendas.

Outro ponto que também pode ser visto durante as etapas de planejamento é o direcionamento de orçamento para essa atividade, caso seja necessário (como na aquisição de ferramentas de CRM).

Veja também:

• O uso de dados estruturados na retenção de clientes
• Saiba como o chatbot AI pode ajudar sua instituição de ensino
• Data Analysis: Conheça realmente seu cliente e erre menos

3. Defina as hipóteses e perguntas trabalhadas

Outra maneira de direcionar ainda mais os dados coletados para otimizar o funil de vendas é fazer algumas perguntas e formular hipóteses que devem ser respondidas pelas informações que serão trabalhadas.

Perguntas como:

• “Quando o lead está descobrindo que deve investir na minha solução para resolver o seu problema?”
• “De onde os leads estão vindo?”
• “Quanto tempo está levando para que um usuário avance no funil?”
• “Quais são as objeções que os leads estão afirmando para não virarem clientes?”

Ajudam a não apenas entender melhor o seu cliente ou criar um funil melhor como também identificar problemas e oportunidades de aprimoramento que farão essa jornada do consumidor mais rápida e assertiva.

Tendo essas e outras perguntas relevantes em mente, ficará mais fácil identificar quais os dados que deverão ser coletados para respondê-las, bem como quais serão as fontes utilizadas para colhê-las.

4. Escolha as fontes dos dados analisados

Outra questão que deve estar bem definida para o processo de análise de dados diz respeito às fontes de que as informações serão coletadas, promovendo mais confiança no relatório final.

Ao coletar dados de navegação e formulários, inclua também a checagem de conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Em sites, a Guia orientativo da ANPD sobre cookies ajuda a diferenciar cookies necessários e não necessários e a definir transparência e base legal, especialmente quando houver medição, publicidade ou conteúdo incorporado.

As fontes de dados do funil podem vir de sistemas internos e canais digitais. Além de banco de dados, data lake e data warehouse, considere também: CRM, plataforma de analytics (site/landing pages), mídia paga, e-mail/automação, chat/atendimento e redes sociais. O ideal é padronizar nomes de etapas e eventos para comparar desempenho entre canais sem “misturar” critérios.

As fontes para coleta de informação dependerão do tipo e tamanho da instituição, já que uma instituição menor, por exemplo, não terá condições ou necessidade de lidar com um grande banco de dados.

Entretanto, toda ajuda é válida para encontrar as informações de que necessita para conseguir responder às dúvidas elencadas no tópico anterior, bem como conhecer melhor o seu próprio cliente.

5. Crie indicadores

Com todo planejamento feito até agora, está na hora de elencar quais serão os indicadores utilizados para coletar as informações e fazer uma análise correta desses dados, visando a sua utilização no funil de vendas.

Novamente, é preciso considerar o objetivo da coleta de dados e as perguntas e hipóteses levantadas.

Por exemplo, para responder à pergunta “de onde os leads que mais convertem vêm?”, você pode utilizar o indicador “percentual de conversão por canal”, que mostrará, entre todos os canais de comunicação utilizados, quais estão dando um melhor resultado.

Veja, abaixo, alguns outros indicadores comumente usados na análise deles e do próprio funil de vendas:

• ROI (retorno sobre investimento): mostra quanto do valor investido em uma determinada estratégia está voltando para a organização. Um valor alto significa que o método adotado foi efetivo.
• CAC (custo por cliente): representa o valor que está sendo gasto para conquistar apenas um cliente, o que também envolve custos relacionados às estratégias de marketing e vendas.
• NPS (Net Promoter Score): representa um grande indicador para a satisfação do cliente, pois analisa a chance de esse consumidor indicar os produtos ou serviços da empresa para outras pessoas.
• Conversões em cada etapa do funil: apesar de as conversões acontecerem com mais frequência no fundo do funil, também é possível que esse processo ocorra em outros momentos, algo que deve ser analisado e utilizado a favor da própria estratégia.

6. Utilize os dados para tomar decisões

Depois de os dados estarem devidamente coletados, está na hora de utilizar essas informações na prática, na tomada de decisões com relação ao funil de vendas e outras estratégias da área de marketing e vendas.

Ao perceber que a maioria das suas conversões em leads está vindo do blog, por exemplo, vale a pena tomar decisões visando a otimizar a atração de público derivado desse canal de comunicação e, ao mesmo tempo, investigar por que os demais não estão tendo um desempenho tão bom.

7. Use ferramentas de suporte

Coletar, analisar e monitorar (algo que falaremos no próximo tópico) esses dados não é uma tarefa tão fácil, principalmente se for feita de forma totalmente manual. Por isso, vale a pena analisar a possibilidade de investir em ferramentas para otimizar esse processo.

Por meio de sistema de CRM, por exemplo, será mais fácil monitorar as conversões e vendas feitas pela instituição utilizando a estratégia de funil de vendas. Alguns deles permitem, ainda, ter um perfil traçado de cada lead.

Imagem: Acompanhar métricas e gráficos ajuda a entender cada etapa do funil de vendas e melhorar as conversões.

8. Continue monitorando as informações

Se você pensa que todas essas etapas precisam ser feitas apenas uma vez, está enganado: as preferências do seu público mudam constantemente e é importante que o seu funil de vendas, bem como todo o negócio estejam em constante atualização.

Defina uma periodicidade para analisar os dados do funil (semanal, quinzenal ou mensal, dependendo do volume de leads) e registre o que mudou em cada rodada. Assim, você consegue validar se as otimizações, como ajustes em páginas, anúncios e abordagem comercial, realmente melhoraram conversão, tempo de ciclo e qualidade dos leads.

Resumindo: para analisar os dados que serão utilizados no funil de vendas, é preciso definir os seus objetivos, definir quais métricas, indicadores e fontes serão utilizados, além de utilizar essas informações para a tomada de decisão estratégica e monitorar os seus resultados.

Dessa forma, conhecendo as melhores dicas de como analisar dados e  utilizar um funil de vendas, você conseguirá entender melhor o seu público e quais adaptações serão necessárias às suas estratégias, visando a melhorar a experiência do cliente com a sua marca e prospectar cada vez mais clientes!

E para te ajudar a trabalhar melhor esses dados, visando aos objetivos da sua empresa, confira este outro post em nosso blog, em que explicamos como aplicar as metas SMART em seu negócio.

Perguntas frequentes sobre funil de vendas e análise de dados

O que é funil de vendas?

O funil de vendas é um processo em que o negócio acompanha o cliente do primeiro contato até o fechamento da compra. Ele ajuda a entender a jornada de compra, identificar gatilhos e oportunidades e tornar a conversão mais eficiente e mais barata.

Para que serve organizar a jornada em etapas?

Organizar a jornada em etapas permite que marketing e vendas saibam qual mensagem e qual próximo passo oferecer em cada momento. Isso também facilita medir prospecção e conversões por etapa, priorizar canais, reduzir desperdícios e acelerar decisões baseadas em dados.

Como o funil de vendas costuma ser dividido?

O funil de vendas costuma ser dividido em três etapas: topo, meio e fundo. Em cada etapa o público tem um nível diferente de consciência e confiança, e por isso a meta muda entre atrair, engajar ou qualificar e converter.

O que caracteriza o topo de funil?

No topo de funil estão usuários nos primeiros contatos com a instituição. Muitas vezes isso acontece pela leitura de post de blog ou por publicações em redes sociais.

O que muda no meio e no fundo do funil?

No meio do funil, os usuários já têm certo nível de engajamento com a marca e demonstram potencial para se tornar futuros clientes. No fundo do funil, o foco é transformar potenciais clientes em consumidores, com uma abordagem de vendas mais direta, porque já há conhecimento e confiança na marca.

Por que analisar dados é essencial para usar o funil com eficiência?

Analisar dados é essencial porque elaborar um funil eficiente depende de entender melhor o público e tomar decisões com base em informações úteis. Sem objetivo, métricas e fontes bem definidos, a coleta pode gerar muitos dados que não ajudam na captação de leads e clientes.

Como definir objetivos para a análise de dados do funil?

Definir objetivos significa escolher um direcionamento claro para a análise, como usar o funil de vendas para orientar ações de marketing e vendas. Isso é importante porque há uma infinidade de informações possíveis, e é preciso filtrar o que realmente faz sentido para o objetivo.

Quais métricas podem ser usadas para estruturar um funil eficiente?

As métricas podem incluir valor e volume de oportunidades por etapa, tempo do usuário em cada estágio, fonte e quantidade de leads e taxa de conversão. Também é possível padronizar conversões no site como eventos-chave no Google Analytics 4, marcando apenas ações que representam avanço real no funil.

Como planejar a análise de dados e definir responsabilidades?

Planejar a análise envolve criar um cronograma e definir quem será responsável pela coleta e pelo acompanhamento. Isso ajuda a evitar desperdício de tempo com atividades que não contribuem para o objetivo e facilita escolher pessoas com conhecimento em análise de dados ou em funil de vendas.

Como hipóteses e perguntas ajudam a otimizar o funil?

Hipóteses e perguntas ajudam a direcionar quais dados coletar e o que investigar para melhorar a jornada. Exemplos incluem entender quando o lead percebe que precisa investir na solução, de onde os leads vêm, quanto tempo leva para avançar no funil e quais objeções impedem a conversão.

Quais podem ser as fontes de dados do funil e o que padronizar?

As fontes podem vir de sistemas internos e canais digitais, como CRM, plataforma de analytics, mídia paga, e-mail e automação, chat e atendimento e redes sociais, além de banco de dados, data lake e data warehouse. Também é indicado padronizar nomes de etapas e eventos para comparar desempenho entre canais sem misturar critérios, e checar conformidade com a LGPD ao coletar dados de navegação e formulários.

Quais indicadores são citados e como eles ajudam na decisão?

Os indicadores citados incluem ROI, CAC, NPS e conversões em cada etapa do funil. Eles ajudam a responder perguntas como quais canais trazem leads que mais convertem e a tomar decisões, por exemplo, otimizando o blog se ele estiver gerando a maior parte das conversões em leads.

Como usar os dados na prática e manter o funil atualizado?

Usar os dados na prática significa tomar decisões sobre funil e estratégias de marketing e vendas com base nos resultados e investigar canais com desempenho abaixo do esperado. Para manter o funil atualizado, é preciso monitorar periodicamente as informações, registrar o que mudou em cada rodada e validar se otimizações melhoraram conversão, tempo de ciclo e qualidade dos leads.