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Como iniciar um projeto? Tudo sobre as reuniões de Kick-Off!

Gustavo Goncalves

como iniciar um projeto

Dar início a um projeto, seja ele interno (na própria empresa), seja ele externo (para algum cliente), demanda grande dedicação e entrosamento da equipe para que tudo seja previamente organizado e sistematizado de modo a garantir que todas as etapas sejam seguidas e os objetivos alcançados, mas nem sempre a equipe realiza um Kick-Off para ajustar o que é necessário.Mas o que seria essa reunião e como iniciar um projeto de sucesso com o Kick-Off? 

Se você se perguntou isso, chegou ao lugar com as respostas certas! No post de hoje, explicaremos tudo acerca desse plano de ação, como executá-lo e fazer dessa reunião uma rotina na sua empresa ou instituição. Continue a leitura!

O que é reunião de Kick-Off?

Também conhecida como reunião de Pontapé Inicial, esse é um dos principais encontros entre time e clientes, isso porque é nela que serão apresentadas as equipes, as áreas envolvidas, o planejamento e os objetivos para o desenvolvimento do trabalho.

O objetivo desse tipo de encontro é promover o alinhamento entre o time, visando a realizar um projeto bem-sucedido e com otimização de tempo de todos. Esse é um conceito simples, mas para um desempenho que realmente traga benefícios, é preciso que todos estejam engajados e bem liderados.

Isso porque aquele que estará responsável por conduzir terá, também, o papel de tirar dúvidas, manter o foco da reunião e engajar todos os participantes, chamando-os para mais perto, a fim de fazer com que todos se sintam envolvidos e parte do projeto.

5 Boas práticas para um Kick-off de sucesso

Apesar de ter um conceito simples, essa ação de planejamento estratégico de marketing digital ou não e inbound sales é importante ser feita com todas as partes que estarão envolvidas, e algumas regras de execução devem ser seguidas para que todo o processo seja padronizado e realizado da maneira mais adequada possível. 

Para isso, confira, abaixo, 5 dicas de ouro que farão do seu Kick-Off algo efetivo e engajador para todos da equipe. Pegue caneta e papel e não perca nenhuma dica de como iniciar um projeto por meio do Kick-Off!

1. Organização

Para qualquer etapa do projeto, a organização é algo essencial. Para a reunião de Kick-off, a premissa é a mesma. Com a importância que possui, todos os detalhes devem estar bem determinados. Alguns itens para se atentar são:

Briefing da reunião: antes de reunir todos, é elementar a distribuição de um briefing sobre o tema e o objetivo da reunião. Também é importante passar algumas informações para que todos consigam fazer um estudo prévio e estar reunidos já providos de conhecimento sobre o projeto. Fornecer um overview sobre o cliente e suas redes sociais também é valoroso, além de sinalizar que se trata de um conjunto de ações a ser discutido.

Apresentação visual: preparar uma apresentação visual é interessante para que todos possam visualizar, de maneira clara, o que está sendo passado. Mas evite utilizar textos longos e cansativos. Dê preferência à utilização de bullet points, imagens e outros itens que deixam a leitura concisa e simultaneamente informativa.

Delimitação de horário: toda reunião deve ter início, meio e fim. Delimite um tempo ou período para que a única atividade seja estar atento ao Kick-Off, mas não passe do tempo que demarcou. Esse ponto é importante para que seja algo objetivo, sem espaço para dilatações ou perda do foco.

2. Apresentação do cenário atual e objetivos

Um dos principais motivos para a realização desse tipo de reunião é deixar toda a equipe e os clientes cientes do caminho a ser traçado, ou seja, de onde vêm e onde querem chegar. Esse é um momento importante, por isso, é preciso deixar esclarecidas todas as informações. 

Nesse momento, o objetivo principal é deixar todos a par da importância e seriedade do trabalho desenvolvido para chegar aos resultados buscados. Somente com todos familiarizados com a situação é possível conversar e debater propostas que possam ser implementadas ao planejamento do projeto.

Esse é um documento que deve ser alinhado junto com o cliente, explorando as possibilidades, necessidades, obstáculos e experiências passadas. Somente com informações sólidas como essa é possível entregar ao time um cenário real para, então, chegar ao que se pretende.

Vale lembrar: sempre busque criar metas que possam ser atingidas. Quanto mais fora da realidade ela for, mais frustração e desgaste trará para sua equipe e cliente. 

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3. Apresentação do planejamento

Seja para uma campanha de marketing de conteúdo, planejamento para captação de leads, conversão de leads, estratégia de inbound marketing, outbound marketing ou, até mesmo, mudança de posicionamento da empresa, é preciso criar um planejamento sólido que englobe pontos fundamentais, como:

  • Recursos;
  • Cronograma;
  • Riscos;
  • Stakeholders;
  • Orçamento;
  • Plataformas/mídias sociais utilizadas

4. Esclarecimento e divisão das tarefas

Após toda explicação, vem um momento importante: a divisão de tarefas e nomeação dos responsáveis por cada uma delas. Essa etapa é fundamental para que todos estejam cientes das suas demandas e prazos, buscando-se, assim, uma maior organização, evitando ruídos durante a execução do projeto. Com toda equipe reunida neste momento, também é possível esclarecer onde termina o trabalho de um, dando início, assim, ao trabalho de outros.

Dessa forma, ficará devidamente organizada a necessidade da eficiência e do cumprimento de prazo de uma equipe para que outra possa, então, dar início a sua parte sem atrasos ou demais problemas que gerem dor de cabeça para o todo.

Na etapa final da reunião de pontapé, é importante, também, buscar o feedback do time envolvido para encontrar dúvidas e esclarecer o que não foi completamente compreendido. Nesse momento, todos devem ser escutados para que não reste dúvidas acerca do papel e da função de cada um.

Com o plano de ação apresentado, as demandas distribuídas e as dúvidas sanadas, chegou a hora de colocar em prática tudo que foi planejado e colher bons resultados!

Todo Kick-Off necessita de uma documentação dos planos de ação

É sempre melhor pecar por excesso do que pela falta. Essa é uma premissa básica para qualquer profissional que trabalha com clientes ou provedores de serviços. Ao ter em mãos uma documentação esclarecida, organizada e que contemple tudo que foi alinhado na reunião, você garante que todos estejam cientes dos seus deveres e todo o processo seja esclarecido caso haja dúvidas no decorrer da execução.

Ao final da reunião, disponibilize todos os materiais possíveis para que a equipe possa recorrer a esses elementos sempre que preciso for. Alguns excelentes exemplos são: ata, e-mail com a apresentação exibida e a própria gravação da reunião.

Não raro, as pessoas das equipes apresentam dificuldade em entender o que deve ser feito em certo momento. Assim, é possível economizar tempo e garantir que todos possam realizar o trabalho de acordo com o que foi decidido.

Assim, também é possível evitar conflitos sobre o que deve ou não ser feito, evitando-se desgastes e dores de cabeças para debater sobre as responsabilidades de cada equipe. Dessa forma, todo o trabalho será entregue de forma satisfatória, sem problemas e com tempo otimizado.

O Kick-Off deve ser rotina na sua empresa ou instituição

É certo dizer que a reunião de Kick-Off é umas das estratégias de marketing que demandam dedicação e empenho, contudo, é essa realização que facilitará o processo e diminuirá, potencialmente, os gargalos que vierem a existir.

Sabendo disso, esse procedimento pode fazer parte da rotina e ter um bom hábito para sempre colocar em prática no momento de iniciar um novo ciclo ou projeto com um novo cliente. Com as dicas citadas acima, é possível garantir segurança e tranquilidade, dois itens valiosos que não podem ser deixados de lado.

Ao final do projeto, é preciso mensurar e entender o desempenho, bem como analisar se os objetivos traçados no início foram atendidos e, se sim, quais pontos foram mais eficientes. Para isso, uma excelente maneira é solicitar uma avaliação diagnóstica. Com o intuito de entender mais o que é esse procedimento, confira o blog post: "Quando pedir uma avaliação diagnóstica em uma captação?” e esteja a par do assunto!

Quando pedir uma avaliação  diagnóstica em uma captação?

  
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