O que é otimização de processos e como ela pode ajudar sua empresa

Com a aplicação da otimização de processos, é possível identificar a sequência mais eficiente das atividades, assim como determinar quais tarefas e áreas se interligam, para que tudo esteja alinhado na organização. 

Com o auxílio de estratégias intrínsecas ao Revenue Operations e ferramentas de otimização de processos, o fluxo de comunicação entre funcionários de setores distintos passa a ser fluido e natural, o que melhora a produtividade e a geração de receita da sua empresa.

Neste post, vamos discutir como implementar essas ferramentas e otimizar seus processos internos.

O que você vai ver no conteúdo de hoje

• Como a otimização de processos organiza a sequência das atividades e alinha áreas interligadas.

• Definição de otimização de processos e a abordagem de processos com entradas, saídas e métricas.

• Mapeamento de processos para identificar gargalos, pontos de melhoria e padronizar rotinas.

• Monitoramento coeso com métricas como tempo de ciclo, retrabalho, gargalos por etapa e variação de demanda.

• Benefícios: confiabilidade e agilidade nas entregas, com menos erros e retrabalho.

• Integração entre equipes e alinhamento de metas, dados e rotinas no contexto de RevOps.

• Intervenções mais assertivas com identificação de causa raiz e correções mais rápidas.

• Três passos: qualificar processos, valorizar recursos e automatizar atividades manuais e repetitivas, com atenção à LGPD quando houver dados.

Boa leitura!

O que é otimização de processos?

Otimização de processos é a melhoria contínua de como o trabalho acontece na prática, para reduzir desperdícios, aumentar a previsibilidade e padronizar o que dá certo. Uma boa base para isso é a abordagem de processos, que orienta a entender atividades como partes conectadas de um sistema, com entradas, saídas e métricas claras.

Para ser implementada de maneira eficiente, em primeiro lugar, é necessária a elaboração de um mapeamento de processos, o que vai possibilitar a identificação de possíveis gargalos, assim como deixar em evidência pontos a serem melhorados na rotina corporativa e estabelecer um padrão para as atividades do dia a dia da empresa.

Simultaneamente, o monitoramento dessas atividades deve ser feito de maneira coesa e constante, a fim de promover atualizações necessárias nos processos.

Para o “monitoramento” não virar só percepção, defina um ponto de partida e poucas métricas que mostrem avanço real, como tempo de ciclo, taxa de retrabalho, gargalos por etapa e variação de demanda. Frameworks como o Process Classification Framework (PCF) ajudam a organizar processos e escolher indicadores comparáveis ao longo do tempo, com mais clareza para priorizar melhorias.

Sendo assim, a otimização de processos vem para possibilitar que os fluxos de trabalho sejam melhor organizados em cada etapa dos processos da empresa, garantindo que as tarefas sejam executadas em concordância com processos já estabelecidos, o que vai gerar mais produtividade e melhores resultados.

Vantagens e importância da otimização

Quando o assunto é otimizar os processos internos de uma empresa, a primeira coisa que vem à mente é o aumento da geração de receita. No entanto, existem muitas vantagens relacionadas a essa prática que podem ter impactos muito positivos para os colaboradores.

Abaixo, citamos alguns dos principais benefícios que a otimização de processos pode proporcionar para uma empresa e que vão além da rentabilidade:

Mais confiabilidade e agilidade nas entregas

Quando bem implementada, a otimização de processos permite a adoção de práticas mais efetivas para todos os departamentos envolvidos. Dessa maneira, a padronização das atividades reduz, de maneira significativa, a chance de erros e retrabalhos.

Isso permite que as entregas sejam feitas de forma mais consistente e, ainda, possibilita maior segurança para o fluxo de trabalho de todos os colaboradores.

Integração sinérgica

A otimização de processos aumenta a autonomia das equipes porque deixa combinados claros: quem faz o quê, em qual ordem e com quais critérios de qualidade. Quando marketing, vendas e pós-vendas operam com metas, dados e rotinas alinhadas, a colaboração tende a ficar mais simples, como no Revenue Operations (RevOps), que integra áreas para melhorar a execução e o resultado.

Dessa forma, a troca de informações é muito mais pertinente e transcorre de maneira fluida; aliás, com as equipes trabalhando em sincronia, a chance de ocorrerem lacunas nos processos diminui consideravelmente, mas, caso ocorram, elas podem ser facilmente identificadas.

Intervenções mais assertivas

Quando os processos não estão bem alinhados, fica mais difícil para o gestor encontrar a causa raiz do problema e implementar uma solução de maneira eficaz. Nessa situação, as equipes estão em constante “modo de emergência”, atuando apenas para solucionar essas falhas com impacto mais imediato, o que acaba comprometendo sua produtividade a médio e longo prazo.

Do contrário, quando os processos já estão devidamente otimizados e as equipes já trabalham no máximo da sua produtividade, os ruídos e falhas ficam mais evidentes, permitindo uma ação corretiva muito mais rápida.

Isso também possibilita identificar suas causas com mais assertividade, bem como dá ao gestor um insight valioso para já elaborar possíveis soluções e estratégias e evitar que o mesmo erro ocorra novamente.

3 passos para realizar a otimização 

Agora que já sabemos das suas vantagens, vamos conferir alguns dos passos cruciais para implementar a otimização de processos de maneira coesa e eficiente na sua empresa.

Veja também:

• Conheça a nova atualização do Google e o que poderá mudar
• O que é Revenue Operations (RevOps) e como funciona
• Vendarketing, como aumentar a receita da sua empresa

1. Qualifique seus processos e elimine o que for desnecessário

Em primeiro lugar, a qualificação de processos é essencial para se identificar aquilo que realmente funciona e eliminar ruídos e tarefas desnecessárias. Faça um mapeamento abrangente e que compreenda todas as atividades e departamentos de sua empresa.

Isso aumentará o entendimento de como os processos são executados e se o desempenho e os resultados estão de acordo com o esperado. 

Mas lembre-se de que o mapeamento de seus processos deve objetivar, em primeiro lugar, agregar valor aos seus clientes. Por isso mesmo, a viabilização de tarefas mais dinâmicas e coesas em sua empresa e o descarte dos processos que são redundantes trarão benefícios para todas as partes envolvidas.

2. Dê o devido valor aos seus recursos

É comum, durante o mapeamento de processos, identificar que seus recursos estão sendo usados de maneira indevida. Sabendo disso, é preciso saber reduzir os desperdícios, seja de tempo, seja de ferramentas, seja de materiais.

Contudo, não permita que esses cortes ou controle mais rigoroso dos recursos impactem negativamente os demais processos. 

Faça avaliações constantes e invista na reeducação dos colaboradores para que os recursos sejam usados de maneira responsável, mas que as equipes ainda tenham fácil acesso a eles para seguir com suas tarefas sem maiores empecilhos.

3. Automatize atividades manuais e repetitivas

Para sua empresa se manter relevante, a tecnologia deve ser sua aliada na hora de otimizar seus processos internos e externos.

Seja por meio do uso de softwares, apps ou plataformas de CRM, o emprego desses recursos promove agilidade na execução de tarefas e na integração entre departamentos que precisam trabalhar em maior sintonia.

Com os ganhos em tempo, os colaboradores podem dedicar mais tempo e esforço em sua produtividade e, por consequência, em resultados melhores.

Vale ressaltarmos algo importante: analise bem quais as necessidades da sua empresa antes de implementar essas ferramentas de automação. Elas devem ser dedicadas à facilitação e viabilidade de seus processos, não apenas deixá-los inchados. 

Se a automação envolver dados de clientes, leads ou colaboradores, trate esse tema como parte do processo. A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) exige finalidade clara, necessidade e transparência, então vale mapear quais campos são realmente indispensáveis, quem acessa, por quanto tempo e como o dado é protegido.

Atente-se às necessidades da sua empresa e departamentos, isso é essencial para escolher e implementar as ferramentas corretas.

Resumo: A otimização de processos tem como objetivo a implementação de práticas mais dinâmicas na execução das tarefas de uma empresa. Por meio da elaboração de um mapeamento compreensivo, é possível identificar falhas e gargalos que podem ser solucionados com processos mais enxutos e fiáveis, o que irá, por fim, promover um aumento na produtividade e na geração de resultados melhores.

Agora que você já sabe da importância da otimização de processos, é importante que você também conheça os conceitos de otimização, como o RevOps, Sales Ops e outros. Confira nosso artigo sobre o assunto e entenda qual a diferença entre eles e como eles podem aumentar a produtividade de suas equipes e a geração de receita da sua empresa.

Perguntas frequentes sobre otimização de processos

O que é otimização de processos?

Otimização de processos é a melhoria contínua de como o trabalho acontece na prática para reduzir desperdícios, aumentar a previsibilidade e padronizar o que dá certo.

Por que começar com o mapeamento de processos?

O mapeamento de processos é o primeiro passo para identificar possíveis gargalos, evidenciar pontos a serem melhorados na rotina corporativa e estabelecer um padrão para as atividades do dia a dia.

O que monitorar para garantir avanço real?

O avanço real pode ser acompanhado ao definir um ponto de partida e poucas métricas, como tempo de ciclo, taxa de retrabalho, gargalos por etapa e variação de demanda.

O que muda quando as atividades são padronizadas?

A padronização reduz de maneira significativa a chance de erros e retrabalhos, tornando as entregas mais consistentes e aumentando a segurança no fluxo de trabalho.

Como a otimização de processos melhora a integração entre equipes?

Ela melhora a integração ao deixar combinados claros sobre quem faz o quê, em qual ordem e com quais critérios de qualidade, favorecendo trocas mais fluídas e menos lacunas.

Por que as intervenções ficam mais assertivas com processos otimizados?

As intervenções ficam mais assertivas porque os ruídos e falhas ficam mais evidentes, permitindo ação corretiva mais rápida e identificação de causa raiz com mais precisão.

Quais são os 3 passos cruciais para implementar a otimização de processos?

Os 3 passos são:

1. Qualificar os processos e eliminar o que for desnecessário.

2. Dar o devido valor aos recursos, reduzindo desperdícios sem impactar negativamente outros processos.

3. Automatizar atividades manuais e repetitivas com recursos como softwares, apps ou plataformas de CRM.

O que considerar quando a automação envolve dados de clientes, leads ou colaboradores?

Quando a automação envolve dados, o tema deve fazer parte do processo, com finalidade clara, necessidade e transparência, mapeando quais campos são indispensáveis, quem acessa, por quanto tempo e como o dado é protegido, conforme a LGPD.