Você já participou de uma sequência de reuniões massivas sobre um mesmo projeto, mas que não foram claras ou sequer levaram a algum lugar? Se isso aconteceu, muito provavelmente, não houve uma preparação com a reunião de Kick-off.
Muito retrabalho poderia ser evitado se o esclarecimento tivesse sido feito anteriormente, com um overview sobre a empresa e os jobs a serem realizados, contanto que todas as partes trabalhassem juntas.
Para saber mais sobre essa estratégia de marketing que é um dos melhores tipos de reunião, continue a leitura deste blog e entenda os benefícios existentes em se investir na gestão de projetos desde o início!
Como é uma boa reunião de Kick-off?
Quando falamos em Kick-off ou, em tradução livre, reunião de pontapé, estamos tratando de um tema muito interessante e, às vezes, pouco explorado pelas empresas. O propósito e a aplicação desse tipo de reunião é, principalmente, apresentar o cenário, os objetivos do projeto e as atividades a serem realizadas.
É nessa reunião que a presença de um líder engajador se faz necessária para passar entusiasmo e levar a equipe do projeto para o mesmo estágio de comprometimento, visando a melhorar os resultados unificando o time com o trabalho em equipe.
Para essa reunião, é preciso estar atento a algumas boas práticas, para que nada passe despercebido durante a apresentação. Com o kick-off, não há mais espaço para reuniões cansativas, entediantes e pouco úteis antes do início de um projeto ou, até mesmo, durante a sua realização.
Benefícios de se realizar uma reunião de Kick-off
Quando bem feito e bem-sucedido, o Kick-off é capaz de sanar dúvidas e evitar problemas posteriores, seja no âmbito interno (na equipe) ou externo (com o cliente). Ruídos comunicacionais podem ser um grande problema durante a produção.
Para evitar esse tipo de desgaste, a primeira reunião bem elaborada é de extrema importância. Abaixo, confira alguns dos diversos benefícios de realizar esse tipo de reunião na sua empresa para ajudar a melhorar o trabalho em equipe, que é primordial! Pega papel e caneta e acompanhe.
1. Organização interna
Sem a devida organização, nenhum bom projeto pode ser executado, pelo menos, não como deveria ser. É esse fator que atribui qualidade e resultados positivos ao projeto. Com o Kick-off, a organização é criada antes mesmo do início das atividades.
Com uma apresentação esquematizada, prazos e informações importantes, a reunião supre a necessidade de conversas futuras que levariam a um atraso na demanda. Por isso, ela é tão importante: garante o sucesso antes mesmo da execução.
Por isso, lembre-se de começar o Kick-Off bem, a fim de que as próximas etapas também possam seguir nesse ritmo de produtividade e criação. Com a organização na apresentação dos processos, você estará, também, inspirando os demais a trabalhar de forma ordenada.
2. Distribuição de tarefas
Quanto mais esclarecidor for o Kick-off, mais facilmente as tarefas serão distribuídas e executadas. Essa é uma afirmação quase óbvia, mas é sempre importante relembrar a importância de um kick-off bem estruturado para que tudo fique às claras.
Um dos maiores benefícios desse tipo de reunião é possibilitar que todos recebam, previamente, as atividades a serem desenvolvidas, possibilitando uma discussão sobre questões práticas, além dos prazos e da aplicabilidade do projeto.
Se for preciso que o projeto sofra alterações, a primeira reunião será o momento certo para pensar adequações que tornem viável o que foi planejado anteriormente pelos membros da equipe e para que cada colaborador saiba seu papel no projeto e trabalhe em conjunto com os demais.
Veja também:
- Kick-off: como fazer uma reunião bem-sucedida? As 4 dicas!;
- Como iniciar um projeto ? Tudo sobre as reuniões de Kick-off;
- Como uma régua de comunicação pode aumentar a conversão?
3. Revisão de prazos
Nenhum projeto deve ou pode ser iniciado sem que, antes, sejam estabelecidos prazos de entrega. Com o Kick-off do projeto, é possível entender qual o tempo hábil existente e relacioná-lo com o cronograma criado para entender se será preciso modificar prazos.
Cada profissional das áreas específicas pode projetar o tempo estimado para a realização das atividades. Desse modo, a reunião é uma excelente maneira de organizar de vez esse ponto tão importante para o andamento do projeto.
Lembre-se de levar em consideração:
- Tempo para execução;
- Tempo para aprovação interna;
- Necessidade de possíveis ajustes;
- Tempo para aprovação do cliente;
- Se preciso, tempo para aplicação/veiculação do projeto
4. Entrosamento da equipe
Uma equipe entrosada é como uma orquestra, se um músico sair do tom, poderá prejudicar o desenvolvimento de vários outros músicos. Para o time ter sucesso, é preciso que todos estejam entrosados e conversando entre si.
Com a reunião de kick-off, é possível começar o processo de integração dos times internos e externos (quando existe colaboração com o cliente). Isso acontece porque, com todos presentes, a liderança do projeto pode buscar engajar a turma, levando-os a ser ativos e colaborar para esse momento e os futuros.
Sendo assim, um dos principais benefícios e objetivos desse tipo de reunião é unir a equipe em um só propósito: o sucesso do projeto.
5. Apresentação do escopo
Qual o objetivo do time? Onde queremos chegar com esse projeto? Quais são as metas a serem alcançadas? Quem pretendemos atingir com essas ações?
Essas são questões simples a serem esclarecidas durante a reunião de equipe, sendo uma excelente oportunidade de esclarecer pontos práticos com o cliente, deixando às claras questões como as que trouxemos acima.
A sua reunião de ponta-pé deve estar preparada para responder a essas e outras dúvidas. Um escopo bem apresentado é sinônimo de esclarecimento para ambas as partes. Futuramente, esses objetivos e metas podem (e devem!) ser revisitados para se compreender o sucesso do trabalho desenvolvido ao longo do tempo.
6. Solução de possíveis dúvidas
Por último, mas não menos importante, a reunião de Kick-off pode possibilitar o esclarecimento de possíveis dúvidas que surjam sobre a aplicação ou execução do projeto.
Com essa oportunidade, a equipe pode iniciar seus trabalhos com todas as certezas e precisões sobre as etapas. Não raro, algumas questões básicas, quando não esclarecidas, causam confusões e atritos desnecessários, além de atrasos nos prazos estimados com o cliente.
Com a equipe alinhada e esclarecida, é muito mais fácil dar continuidade aos processos. Assim, o kick-off ratifica sua importância principalmente para otimizar processos futuros. Além disso, o cliente também pode ter suas dúvidas práticas sanadas junto ao time, evitando retrabalhos e reuniões excessivas no futuro.
Não se esqueça de fazer o Follow up!
Durante a execução do projeto, é importante que, em alguns momentos, a apresentação seja revisitada pelo gestor com o intuito de compreender se as etapas e os prazos estão sendo cumpridos, buscando-se sempre entender o que aconteceu durante a execução que distanciou a equipe do que havia sido traçado.
O responsável pelo projeto junto com o seu time podem fazer reuniões pontuais de Follow up. A partir desse acompanhamento, é possível entender os gargalos existentes e os problemas que atrapalham o desenrolar do projeto.
Isso pode ajudar a melhorar os próximos projetos e ajustar o que não funciona de maneira satisfatória dentro do time. No fim, é um exercício muito importante de entendimento dos mecanismos internos e externos à empresa.
Comece a organizar suas reuniões de pontapé!
Uma reunião de Kick-off bem-sucedida possui inúmeros benefícios não só para um projeto específico mas também para a compreensão do desempenho do time como um todo. Com essa organização, os processos podem ser organizados e seguidos de forma mais clara.
Se você gostou deste conteúdo, temos certeza que também vai adorar o próximo post: Kick-off: como fazer uma reunião bem-sucedida? As X dicas! Não perca essa oportunidade e aprofunde seus conhecimentos para otimizar os processos do seu time.
Ainda tem dúvidas sobre o assunto ou sua aplicação prática? Deixa sua inquietação nos comentários que nossos experts irão solucioná-la.
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