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12 melhores dicas para ter reuniões remotas altamente eficientes

Cesio Faria

Reunião remota acontecendo em um laptop

Com a intensificação da pandemia do Coronavírus (COVID-19), o home office deixou de ser uma alternativa e se tornou a solução para que várias empresas e Instituições de Ensino (IE) continuem trabalhando.

Se seus colaboradores, e você, também estão trabalhando em casa, inevitavelmente vocês precisarão fazer uma reunião online. Quando isso acontecer, como ela deve ser feita e o que precisa ser levado em consideração?

Para te ajudar a responder essas perguntas e criar uma reunião excelente para esse modelo de trabalho, separamos 12 dicas. Confira!

1. Mantenha contato por chat com sua equipe

Mais importante do que iniciar uma boa reunião, é manter contato constante com sua equipe. Escolha uma ferramenta de chat online e sempre esteja disponível para conversar com o pessoal.

Dúvidas podem surgir e respondê-las é o primeiro passo para garantir que nada dê errado durante esse período.

Uma ótima ferramenta para esse trabalho é o Slack. Ele deixa a comunicação centralizada, é possível criar grupos para cada tópico que vocês estão trabalhando, ele permite fazer integrações e conta com inúmeros plugins (gifs no chat, integração com o Trello, arquivos do Google Drive e Dropbox, áudios do Soundcloud, entre várias outras funções).

O Slack ainda conta com uma integração bem interessante para facilitar as reuniões que você pode fazer com sua equipe: conferência no Hangouts. Basta digitar /hangouts no chat e a videoconferência começa.

2. Tenha uma agenda compartilhada e bem organizada

Ao trabalhar remotamente, você precisa ter uma ideia em mente: organização. Quanto mais transparente e organizada for a rotina da sua IE e dos seus colaboradores, melhor será seus encontros virtuais.

Assim, ter uma agenda virtual compartilhada com todas as pessoas é fundamental. Os colaboradores precisam ter acesso às programações para se planejarem para estarem presentes nos dias e horários marcados

3. Evite desmarcar ou mudar o horário das reuniões online

Como a distância é, querendo ou não, um dificultador na troca de informações, as reuniões devem seguir à risca o horário no qual estavam planejadas para acontecer. Adiar, antecipar ou cancelar um encontro online pode ser um problema.

Apesar disso, sabemos que imprevistos acontecem e que uma hora ou outra será necessário mudar a agenda. Por isso, sugerimos que você utilize a agenda do Google para fazer as marcações, já que quando alguém muda o horário a pessoa pode enviar um e-mail avisando a todos os envolvidos dessa alteração.

Mesmo com esse recurso, é importante ter o cuidado de sempre fazer as remarcações com o máximo de antecedência possível. Você acabou de descobrir que a reunião precisa ser adiada ou antecipada? Então, vá na agenda e faça a alteração. Quanto antes a mudança for feita, menos problemas acontecerão.

Guia do gestor universitário: como melhorar sua performance como líder de uma equipe

4. Escolha uma boa plataforma para fazer a sua sala de reunião

Hoje, existem excelentes serviços de videoconferência que podem ser utilizados pela sua companhia. Algumas alternativas são:

5. Crie uma pauta e deixe-a anexada no horário da reunião, junto com informações de conexão

Além de deixar a reunião marcada, também defina os tópicos que vão ser tratados no encontro e deixe-os listados na agenda. Isso permite que seus colaboradores se preparem para a discussão e reduz a desorganização de ter que “procurar” por alguma informação que já deveria estar ali.

Outro ponto positivo das pautas é que você pode se ater ao assunto da reunião, evitando que outros assuntos atrapalhem o andamento da discussão. E como todos têm ciência de qual pauta está sendo debatida, esse controle fica mais fácil.

Somado a isso, deixe também um tutorial de como as pessoas devem se conectar na reunião. Será por um link? Que horas a pessoa precisa clicar, como ela entra na sala, como ela habilita o próprio microfone? Deixe tudo isso bem claro.

Para completar, deixe uma lista dos participantes da reunião e evite convocar pessoas que não fazem parte da temática discutida — quanto menos pessoas, mais organizado vai ser o encontro.

6. Faça do seu “escritório em casa” um local silencioso

Tome cuidado onde você fará sua reunião. Procure um ambiente silencioso, de preferência sem ruídos externos. Além das crianças em casa ou de animais, veja se algum vizinho está com música alta, fazendo obras ou qualquer outro som que poderia ser captado por seu microfone.

Tenha em mente que você é o exemplo que será seguido, de agora em diante, no que tange a trabalho remoto para sua equipe.

7. Chegue na sala de reunião com cinco minutos de antecedência e receba as pessoas

A pontualidade também é crucial. É fácil as pessoas ficarem dispersas quanto estão em uma sala virtual e não têm nada para fazer. Por isso, chegue com cinco minutos de antecedência e comece a receber cada colaborador.

8. Apresente todas as pessoas na sala e evite a perda de tempo

Antes de dar início à reunião propriamente dita, faça a apresentação de todas as pessoas na sala, caso elas não se conheçam. Isso evita aquela introdução que cada um faria de si mesmo (o que acaba consumindo muito tempo).

9. Dirija a reunião e atue como um mediador

Terminou de apresentar o que você precisava e é hora de escutar sua equipe? Não fique calado! Atue como um mediador, passe a palavra para as pessoas e guie a reunião para evitar problemas.

Nas conversas virtuais, existe um cenário que acontece com bastante frequência: todos ficam calados, cedendo a vez de falar para seus colegas. Após alguns segundos de silêncio, todos falam ao mesmo tempo e é impossível entender qualquer coisa. E esse ciclo fica se repetindo.

Como mediador, você pode evitar essa situação.

10. Foque na conversa em tempo real e use a videochamada se possível

O mais importante das reuniões remotas é a conversa em tempo real. Entretanto, se o número de participantes da sala não for muito grande é possível fazer o encontro por videoconferência.

Essa estratégia é interessante porque as pessoas ficam mais atentas e se distraem menos quando sabem que tem alguém olhando para elas.

11. Tenha uma medida de contenção preparada

Se durante a reunião a internet de alguém cair (algo que será comum, já que os provedores de internet estão sobrecarregados com o número de acessos em função do COVID-19), o que acontece?

É preciso ter um plano de contingenciamento. Uma estratégia que pode ser usada é a ligação telefônica. Além de manter sua equipe na conversa online, coloque o colaborador que foi desconectado para escutar a conversa por telefone e repasse as coisas que ele falar.

12. Utilize o recurso de compartilhamento de tela para facilitar a troca de informações

Durante os encontros virtuais, você pode querer explicar algum gráfico ou mostrar alguma informação. Em vez de fazer o envio destes dados por e-mail e pedir para as pessoas abrirem na hora da reunião (e ficar falando: olhe no canto superior esquerdo o valor X, por exemplo), utilize o compartilhamento de tela.

Mostre a tela do seu computador para as pessoas e faça uso de algum programa de anotações, como o Epic Pen, para fazer observações e apontamentos. 

Somado a todas essas medidas, também é interessante que você peça feedbacks para sua equipe e veja se eles têm alguma sugestão para melhorar o andamento das reuniões. Como esse é um formato novo para muita gente, ajustes precisam ser feitos.

Para complementar a leitura deste texto, recomendamos que você leia o conteúdo no qual explicamos como gerenciar uma equipe remotamente na quarentena.

Saiba como gerenciar uma equipe remotamente

  
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