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Kick-off: como fazer uma reunião de bem-sucedida? As 4 dicas!

Gustavo Goncalves

Kick-off

Antes de todo jogo de futebol, o time se reúne para definir as atividades, o time que entrará em campo e a estratégia para conquistar a vitória no jogo. No marketing estratégico, essa reunião é conhecida como Kick-Off, e assim como nos campos, trata-se de um fator fundamental para que o time possa utilizar suas habilidades e desenvolver o melhor trabalho em equipe.

Para isso, existem algumas ações que não podem ser dispensadas na sua reunião de pontapé. Continue lendo este post e conheça 4 dicas essenciais para o seu time ter sucesso ao conduzir uma reunião desse tipo e como iniciar um projeto com o pé direito!

Confira!

Neste post, você vai ver:

  • Os perigos de um Kick-off mal-sucedido.

  • 4 dicas de como fazer uma reunião produtiva!

  • O que vem depois da reunião de Kick-Off?

  • Agora, suas reuniões de pontapé nunca mais serão as mesmas!

Saiba os perigos de um Kick-off mal-sucedido

Antes de anotar as dicas, é preciso entender o porquê de se buscar sempre otimizar o tempo e alinhar os pontos no Kick-Off. Como já vimos, essa reunião norteará a execução do projeto. Se a equipe começar sem conexão logo nesse primeiro passo, toda sequência poderá ser prejudicada.

É como fazer uma receita e errar nos primeiros passos. Ao final, o resultado não será o esperado e, às vezes, pode até botar a perder todo o trabalho. Assim também é com esse tipo de reunião. 

Frente a isso, garanta que todos estejam atentos e cientes das suas tarefas para que possam desenvolver seus trabalhos com maestria, levando toda equipe ao sucesso do projeto de acordo com o necessário para o produto ou serviço.

Kick-off: confira 4 dicas de como fazer uma reunião produtiva!

Como vimos anteriormente, apesar de não ser complexo, uma reunião de Kick off mal-sucedida pode prejudicar todo o processo futuro, atrasando a demanda e gerando estresses que poderiam ser evitados. Para ter sucesso, confira, abaixo, 4 dicas de ouro!

1- Faça uma pauta de reunião de gestão de projetos

O planejamento é importante para todo processo de organização e desenvolvimento de trabalhos, logo, não é diferente quando falamos do kick-off. A pauta será o norte para se encaminhar, de forma assertiva e objetiva, todos os pontos a serem discutidos nessa etapa.

Utilizar essa estratégia é uma forma, também, de criar um raciocínio de início, meio e fim que o auxiliará durante a apresentação.

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2- Convoque todos que serão necessários

Não há vilão maior na elaboração de um projeto que o famoso “telefone sem fio”. A reunião é focada na apresentação dos pontos principais para todos aqueles que serão agentes ativos e necessários para uma entrega pontual e bem elaborada. Cabe ao gerente de projeto fazer da equipe o público-alvo a ser conquistado.

Dessa forma, é importante que ninguém fique de fora desse momento. Com isso, é possível causar maior impacto na equipe e, consequentemente, engajá-la ainda mais. Em resumo, não deixe ninguém de fora! Apesar de clichê, não há verdade maior que as palavras ditas por Michael Jordan: “O talento vence jogos, mas só o trabalho em equipe ganha campeonatos”. 

3- Utilize estímulos visuais

Segundo Richard Meyer, professor da Universidade de Santa Bárbara (EAD), sua teoria do aprendizado multimídia afirma que, ao utilizar imagem, discurso e texto, é possível reter a atenção do público e potencializar a assimilação das informações que estão sendo passadas.

Apesar de ser baseado na educação aliada à tecnologia, o estudo não se difere no ambiente empresarial. Isso porque é preciso mesclar, de forma adequada, toda informação a ser processada pela equipe. O estudioso sugere que sejam utilizados dois dos três estímulos por vez, logo, busque fugir de apresentações baseadas apenas em discursos.

Dinamize a apresentação para que todos possam manter a atenção em você e sejam capazes de guardar informações importantes, sempre levando um conteúdo relevante.

4- Não se esqueça da ata de reunião Kick Off

Durante o Kick-Off, nenhuma informação pode ser perdida. Assim, atribua a alguém a tarefa importante de fazer anotações sobre o que foi decidido, as demandas e entregas necessárias, os prazos e os responsáveis por cada etapa, documentando, assim, todas as informações importantes.

Sem a ata, as informações podem ficar perdidas, dando margem para esquecimentos e gerando uma falta de controle sobre as etapas a serem seguidas.

O que vem depois da reunião de Kick-Off bem-sucedida?

Feita a reunião de pontapé incial, é de suma importância fazer o monitoramento das estratégias de marketing e demais setores que estão sendo desenvolvidos consultando a ata sempre que necessário, a fim de relembrar com clareza tudo que faz parte de como a execução deve ser feita, como as etapas, os responsáveis e, claro, o prazo para o seu desenvolvimento.

Ao final, é possível notar que a organização e a realização dessa reunião estratégica impacta de forma positiva o resultado, otimizando o tempo do time e beneficiando o cliente que estará cada vez mais satisfeito com os resultados alcançados pela equipe.

Agora, suas reuniões de pontapé nunca mais serão as mesmas!

Colocando em prática as dicas e orientações que demos acima, você poderá desfrutar de reuniões cada vez mais produtivas e esclarecedoras, melhorando a comunicação interna e possibilitando a diminuição das chances de projetos difíceis de serem desenvolvidos.

Seja sua empresa de grande, médio ou pequeno porte, a organização dessa etapa é fundamental para a otimização dos serviços e a constante busca por resultados melhores, melhorando, também, a relação com o cliente e criando um ambiente cada vez mais próximo do desejado por ele. No fim, só ganhos, seja para o time, seja para os parceiros para quem os serviços são prestados.

Quer se aprofundar mais no assunto? Então, confira nosso post do blog “Como iniciar um projeto? Tudo sobre as reuniões de Kick-Off!” e compreenda melhor as etapas a serem seguidas!

Como iniciar um projeto?  Tudo sobre as reuniões de Kick-Off!

  

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