Entenda como gerenciar uma equipe remotamente na quarentena

Com a chegada do Coronavírus no Brasil, o país está passando situações que implicam várias mudanças de hábitos. Dentre elas, o trabalho remoto, ou home office, foi a solução encontrada por várias empresas para se manterem produtivas, mas também evitarem a propagação da pandemia.

Entretanto, quem está trabalhando em casa pela primeira vez pode ter bastante dificuldade. Principalmente se você tiver que gerenciar uma equipe remotamente durante a quarentena.

Por isso, separamos algumas dicas muito úteis que você pode adotar para sua rotina, bem como estratégias para manter o trabalho da sua equipe em dia. Confira!

Cuide primeiro de você e da sua rotina

Para ter uma equipe produtiva, você precisa ser o exemplo. Então, foque no maior desafio do trabalho a distância: a rotina.

Com a liberdade para trabalhar na própria casa, as pessoas correm o grande risco de perderem o controle sobre suas horas de trabalho. Isso precisa ser evitado para reduzir os impactos negativos da quarentena.

Defina uma agenda

O primeiro passo para fazer isso é definir uma agenda. O ideal é manter a mesma rotina que você seguia para ir ao trabalho. Acorde no mesmo horário, faça as mesmas refeições e saiba quando parar e começar a trabalhar — deixe essas informações anotadas na sua agenda.

Se arrume para ir para o trabalho

Ao acordar, siga sua rotina diária de um dia típico. Tome banho, faça seu café da manhã, coloque um batom ou faça a barba, vista uma roupa e prepare todo seu material de trabalho para aquele dia, como se fosse realmente para o seu local de trabalho, no caso sua IE.

Esses “gatilhos” comportamentais vão ajudar a manter sua mente centrada e evitarão que grandes erros aconteçam, como se sentar no sofá de pijama com o notebook no colo e sem conseguir produzir.

Descanse

Outro grande problema do trabalho remoto é o excesso de trabalho. Como você ficará em sua casa, é fácil pensar que “30 minutos a mais não fazem mal” e esse período se estender por toda a madrugada.

Tire um tempo para descansar (mesmo que você precise se forçar a fazer isso).

Estabeleça as regras de trabalho e flexibilidades aceitas

Anotou as dicas e já está cuidando de você? Ótimo! Agora é hora de olhar para sua equipe e ver como você pode fazer o gerenciamento remoto de colaboradores.

O primeiro passo é a criação de regras claras. As pessoas vão trabalhar em casa e isso, é claro, lhes dá certa liberdade sobre sua rotina. Por isso, é importante definir o que você, como gestor, espera delas durante esse período de quarentena.

O importante é ser produtivo ou trabalhar no mesmo horário que as outras pessoas? Algumas empresas definem apenas metas de entregas, enquanto outras preferem que o colaborador esteja presente durante a jornada típica de trabalho, mesmo que seja só virtualmente e no modelo de home office.

Fica a seu critério definir isso, mas o importante é que todas as regras estejam claras para sua equipe (de preferência elas devem ser escritas e enviadas via e-mail, evitando confusões ou mal entendidos).

Veja também:

• 12 melhores dicas para ter reuniões remotas altamente eficientes;
• Retenção de alunos na quarentena: o que sua IE deve fazer?
• Como iniciar um projeto? Tudo sobre as reuniões de Kick-Off!

Mantenha contato com sua equipe

Mesmo com a distância, o contato constante com seus colaboradores faz toda a diferença. Esteja disponível para quando eles precisarem conversar. Além disso, mantenha as reuniões que vocês já faziam normalmente na sua IE.

O afastamento e a falta de informação podem ser dois complicadores na gestão remota de equipes. Como não dá para acompanhar o fluxo de trabalhos olhando para o computador das pessoas ou conversando com elas frente a frente, a troca de mensagens, ligações e videoconferências são essenciais.

Terceirize algumas atividades

Inevitavelmente, a produtividade da sua equipe pode sofrer alguma mudança no período de quarentena. Além do home office, que já é uma grande mudança para todos, temos que lembrar que estamos passando por uma pandemia e a insegurança econômica, política e de saúde pode atrapalhar o andamento dos trabalhos.

Uma saída inteligente para esse problema é a terceirização de alguns trabalhos e o fomento de parcerias. Em vez de deixar todo o fluxo de produção ser feito internamente, considere contar com a ajuda de empresas especializadas.

Produção de conteúdo

O gargalo de comunicação que existe entre redatores freelancers e a sua IE pode aumentar no período de quarentena. Para evitar que isso afete seu cronograma editorial é possível contar com uma empresa, como a Mkt4Edu, que cuide dessa parte mais operacional do Marketing Digital.

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Gestão de redes sociais

Com a quarentena, o número de acessos nas redes sociais só tende  a aumentar. Assim, existe um grande potencial de público caso sua IE saiba se planejar. Entretanto, acompanhar cada publicação e elaborar uma estratégia exige bastante tempo, recurso escasso em época de crises.

Essa atividade também pode ser terceirizada, deixando mais tempo livre para que seus colaboradores foquem na orientação e retenção de alunos. 

Use a tecnologia para facilitar o home office

Somado a tudo o que falamos, você e sua equipe precisam utilizar ao máximo a tecnologia para deixar um pouco mais organizado e prático o home office. Algumas ferramentas podem auxiliar em diversas atividades e devem ser usadas para isso.

Por isso, separamos uma lista das melhores alternativas (várias delas gratuitas dependendo do tamanho da sua equipe) de ferramentas para trabalhar em casa. Confira!

Ferramentas de comunicação

A comunicação é o principal ponto de atenção nesse momento. Por isso, veja algumas opções de ferramentas que podem ser usadas para troca de mensagens ou videoconferências:

• Slack;
• Discord;
• Skype;
• Hangouts Meet;
• Zoom Meetings.

Ferramentas para organização de trabalhos

Acompanhar o fluxo de trabalhos com a equipe em home office é um desafio. Mas ao usar as ferramentas certas isso fica bem mais simples. São elas:

• Trello;
• Asana;
• Clicksign;
• Bitrix24.

Ferramenta de compartilhamento de arquivos

Precisa transferir arquivos e eles não cabem no anexo do e-mail? Veja algumas aplicações que podem fazer esse envio para você ou podem ser usadas para armazenamento em nuvem com link de compartilhamento:

• WeTransfer;
• Google Drive;
• Dropbox;
• OneDrive.

Usando tudo o que falamos (hábitos, combinados, terceirização e recursos tecnológicos) você e sua equipe conseguirão ser produtivos no home office. Basta prestar atenção a esses pontos e a sua IE superará a pandemia do Coronavírus.

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