Com a chegada do Coronavírus no Brasil, o país está passando situações que implicam várias mudanças de hábitos. Dentre elas, o trabalho remoto, ou home office, foi a solução encontrada por várias empresas para se manterem produtivas, mas também evitarem a propagação da pandemia.
Entretanto, quem está trabalhando em casa pela primeira vez pode ter bastante dificuldade. Principalmente se você tiver que gerenciar uma equipe remotamente durante a quarentena.
Por isso, separamos algumas dicas muito úteis que você pode adotar para sua rotina, bem como estratégias para manter o trabalho da sua equipe em dia. Confira!
Para ter uma equipe produtiva, você precisa ser o exemplo. Então, foque no maior desafio do trabalho a distância: a rotina.
Com a liberdade para trabalhar na própria casa, as pessoas correm o grande risco de perderem o controle sobre suas horas de trabalho. Isso precisa ser evitado para reduzir os impactos negativos da quarentena.
O primeiro passo para fazer isso é definir uma agenda. O ideal é manter a mesma rotina que você seguia para ir ao trabalho. Acorde no mesmo horário, faça as mesmas refeições e saiba quando parar e começar a trabalhar — deixe essas informações anotadas na sua agenda.
Ao acordar, siga sua rotina diária de um dia típico. Tome banho, faça seu café da manhã, coloque um batom ou faça a barba, vista uma roupa e prepare todo seu material de trabalho para aquele dia, como se fosse realmente para o seu local de trabalho, no caso sua IE.
Esses “gatilhos” comportamentais vão ajudar a manter sua mente centrada e evitarão que grandes erros aconteçam, como se sentar no sofá de pijama com o notebook no colo e sem conseguir produzir.
Outro grande problema do trabalho remoto é o excesso de trabalho. Como você ficará em sua casa, é fácil pensar que “30 minutos a mais não fazem mal” e esse período se estender por toda a madrugada.
Tire um tempo para descansar (mesmo que você precise se forçar a fazer isso).
Anotou as dicas e já está cuidando de você? Ótimo! Agora é hora de olhar para sua equipe e ver como você pode fazer o gerenciamento remoto de colaboradores.
O primeiro passo é a criação de regras claras. As pessoas vão trabalhar em casa e isso, é claro, lhes dá certa liberdade sobre sua rotina. Por isso, é importante definir o que você, como gestor, espera delas durante esse período de quarentena.
O importante é ser produtivo ou trabalhar no mesmo horário que as outras pessoas? Algumas empresas definem apenas metas de entregas, enquanto outras preferem que o colaborador esteja presente durante a jornada típica de trabalho, mesmo que seja só virtualmente e no modelo de home office.
Fica a seu critério definir isso, mas o importante é que todas as regras estejam claras para sua equipe (de preferência elas devem ser escritas e enviadas via e-mail, evitando confusões ou mal entendidos).
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Mesmo com a distância, o contato constante com seus colaboradores faz toda a diferença. Esteja disponível para quando eles precisarem conversar. Além disso, mantenha as reuniões que vocês já faziam normalmente na sua IE.
O afastamento e a falta de informação podem ser dois complicadores na gestão remota de equipes. Como não dá para acompanhar o fluxo de trabalhos olhando para o computador das pessoas ou conversando com elas frente a frente, a troca de mensagens, ligações e videoconferências são essenciais.
Inevitavelmente, a produtividade da sua equipe pode sofrer alguma mudança no período de quarentena. Além do home office, que já é uma grande mudança para todos, temos que lembrar que estamos passando por uma pandemia e a insegurança econômica, política e de saúde pode atrapalhar o andamento dos trabalhos.
Uma saída inteligente para esse problema é a terceirização de alguns trabalhos e o fomento de parcerias. Em vez de deixar todo o fluxo de produção ser feito internamente, considere contar com a ajuda de empresas especializadas.
O gargalo de comunicação que existe entre redatores freelancers e a sua IE pode aumentar no período de quarentena. Para evitar que isso afete seu cronograma editorial é possível contar com uma empresa, como a Mkt4Edu, que cuide dessa parte mais operacional do Marketing Digital.
Com a quarentena, o número de acessos nas redes sociais só tende a aumentar. Assim, existe um grande potencial de público caso sua IE saiba se planejar. Entretanto, acompanhar cada publicação e elaborar uma estratégia exige bastante tempo, recurso escasso em época de crises.
Essa atividade também pode ser terceirizada, deixando mais tempo livre para que seus colaboradores foquem na orientação e retenção de alunos.
Somado a tudo o que falamos, você e sua equipe precisam utilizar ao máximo a tecnologia para deixar um pouco mais organizado e prático o home office. Algumas ferramentas podem auxiliar em diversas atividades e devem ser usadas para isso.
Por isso, separamos uma lista das melhores alternativas (várias delas gratuitas dependendo do tamanho da sua equipe) de ferramentas para trabalhar em casa. Confira!
A comunicação é o principal ponto de atenção nesse momento. Por isso, veja algumas opções de ferramentas que podem ser usadas para troca de mensagens ou videoconferências:
Acompanhar o fluxo de trabalhos com a equipe em home office é um desafio. Mas ao usar as ferramentas certas isso fica bem mais simples. São elas:
Precisa transferir arquivos e eles não cabem no anexo do e-mail? Veja algumas aplicações que podem fazer esse envio para você ou podem ser usadas para armazenamento em nuvem com link de compartilhamento:
Usando tudo o que falamos (hábitos, combinados, terceirização e recursos tecnológicos) você e sua equipe conseguirão ser produtivos no home office. Basta prestar atenção a esses pontos e a sua IE superará a pandemia do Coronavírus.
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